Sähköinen huoltosovellus
Huoltopyynnöt ovat arkipäivää jokaisessa taloyhtiössä jossa huoltoyhtiön toiminnan tarve vaihtelee asin koon mukaan. Jokaisessa huoltoyhtiölle tehdystä ilmoituksesta on tärkeää, että tiedonkulku asukkaan, huoltoyhtiön ja isännöinnin välillä on sujuvaa ja kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla huoltoyhtiön työn etenemisestä. Tähän tiedonkulun avuksi on sähköinen huoltosovellus.
Sähköinen huoltosovellus on kehitetty edistämään tiedonkulkua asukkaan, isännöinnin ja huoltoyhtiön välillä. Hausvisen kautta pääset asukkaana näkemään päivittyvän seurannan huoltopyynnön etenemisestä alusta loppuun asti ja huoltoyhtiö pääsee reaaliaikaisesti lisäämään tietoja huoltopyyntöön liittyen.
Huoltosovelluksen kautta, huoltomies pystyy jopa tien päällä tekemään merkintöjä huoltopyyntöihin jolloin samalla huoltopyynnön tehneelle asukkaalle välittyy ajantasainen tieto huoltpyynnön vaiheista.
Tämä myös helpottaa toimintaa myöhemmässä vaiheessa, kun tiedot ovat keskitetysti yhdessä paikassa, poistaen turhan paperisten päiväkirjojen ylläpidon.
Vain pienellä vaivannäöllä huoltoyhtiön henkilöstö välttyy isommalta vaivalta, kun huoltohistoriaa tai muita merkintöjä tarvitsee tulevaisuudessa.
Huoltosovellukseen kirjautumisessa käytetään samaa sähköpostiosoitetta mukä on ennalta sovittu huoltoyhtiön kanssa. Huoltoyhtiön pääkäyttäjä voi luoda tunnukset koko huoltohenkilökunnalle.
Kirjautumisnäkymässä laitat sähköpostin jonka kautta kirjautumisen linkki lähetetään sähköpostiisi. Näin varmistamme tietoturvallisen sovelluksen käytön.
Huoltopyynnöt
Uudesta huoltopyynnöstä tulee sähköpostiviesti asetuksissa annettuun sähköpostiosoitteeseen.
Viestissä on linkki “Siirry huoltopyyntösovellukseen –>”, josta aukeaa huoltosovellukseen viestin aiheena oleva huoltopyyntö.
Huoltopyyntö kuitataan aloitetuksi -> Aloitettu -painikkeella. Soita-painikkeella voi soittaa huoltopyynnön tekijälle.
Kynä -kuvakkeesta pääsee muokkaamaan huoltopyynnön tietoja, kuten lisäämään käyntiajan huoltokohteeseen. Käyntiaika tulee näkyviin sekä asukassivustolle asukkaalle, että isännöitsijälle.
Kynä -kuvakkeesta pääsee muokkaamaan huoltopyynnön tietoja, kuten lisäämään käyntiajan huoltokohteeseen.
Käyntiaika tulee näkyviin sekä asukassivustolle asukkaalle, että isännöitsijälle.
Työseloste -osiossa. Työseloste tulee näkyviin sekä isännöitsijälle, että asukasportaaliin huoltopyynnön ilmoittaneelle asukkaalle.
Kommentit -kentän viestit näkyvät ainoas-taan isännöitsijätoimiston ja huoltoyhtiön välillä.
Keskeneräinen työ kuitataan valmiiksi ->Valmis -painikkeella.
Valmiille huoltopyynnölle voidaan lisätä käyttöpäiväkirjamerkintä, jolloin tästä jää jälki milloin ja mitä on tehty ja kuka huollon on tehnyt.
Huoltopyyntöjen katselu:
Huoltosovelluksessa voi tarkastella uusia ja työn alla olevia tehtäviä. Näkymään pääsee sovelluksen yläosan Hausvise- otsikosta. Etusivun ’Uusi’, ’Vastaanotettu’, ’Aloitettu’ ja ’Kiireellinen’ – painikkeista voi katsella avoimia huoltopyyntöjä tila kerrallaan. Kiireelliseksi merkityt huoltopyynnöt näkyvät punaisella merkinnällä luettelossa.
Huoltohistoria ja käyttöpäiväkirja
Huoltohistoriaa, käyttöpäiväkirjaa ja mittarilukemia voi katsella taloyhtiökohtaisesti valitsemalla alareunan valikosta keskimmäinen painike (Yritykset) -> valitaan taloyhtiö -> Valitsemasi sivu.
Käyttöpäiväkirjassa voit lisätä käyttöpäiväkirjan merkintöjä. Nämä merkinnät välittyvät näin suoraan tiedoksi isännöintitoimistolle.
Osoite -valintalistalta voi hakea kohteen/huoneiston osoitteen ja huollon päivämäärän. Kuvaus-kenttään annetaan kuvaus tehdystä työstä.
Mittarilukemia katsoessa, jokaisen taloyhtiön vesitiedot ovat katseltavissa samalta sivulta. Painamalla haluttua osoitetta voit katsella viimeisimpiä mittarilukemia ja lisätä uuden mittauksen.
Klikattua osoitetta näet eriteltynä viimeisimmän mittarien lukupäivämäärän. ja ilmoitetun kylmän veden mittaustuloksen. Tämän jälkeen voit helposti lisätä uuden mittarilukeman. Näin mittarilukemista jää merkinnät taloyhtiön historiaan.
Asukasportaalissa pystyt lähettämään isännöintitoimistollesi uusia huoltopyyntöjä ja seuraamaan edellisten huoltopyyntöjen tilaa.
Kirjaudu ensin Hausvisen asukasportaaliin niin pääset luomaan huoltopyynnön valitsemalla Ota yhteyttä -> Uusi Huoltopyyntö
Uutta huoltopyyntöä tehdessä, tekijän tiedot täyttyvät automaattisesti lomakkeeseen mutta tarvittaessa niitä voi muokata. Uudelle huoltopyynnölle pitää valita myös taloyhtiö jossa olet.
Huoltopyynnölle valitaan alasvetovalikosta tieto kotieläimistä sekä sisäänpääsystä huoneistoon.
Lähetä huoltopyyntö -painikkeella huoltopyyntö lähtee eteenpäin. Huoltopyyntö lähtee taloyh-tiön huoltoyhtiölle määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen ja tulee näkyviin Hausviseen isännöitsijän seurattavaksi.
Asukas voi seurata tekemiään huoltopyyntöjä valitsemalla asukasportaalin valikosta Huoltopyynnöt.
Uudet, Vastaanotetut, Aloitetut ja Valmiit huoltopyynnöt näkyvät listana, ja huoltopyynnön tiedot voi avata katseltavaksi. Asukas ei voi muokata tai kommentoida lähetettyä huoltopyyntöä.
Huoltopyyntöjen tilat:
- Uusi – uusi lähetetty huoltopyyntö, jota huoltoyhtiö ei ole vielä nähnyt
- Vastaanotettu – Huoltoyhtiö on avannut huoltopyynnön sovelluksessaan sähköpostin linkistä
- Aloitettu – työ on kuitattu huoltosovelluksessa aloitetuksi
- Valmis – huoltopyynnölle on annettu työseloste ja se on kuitattu valmiiksi