Ostolaskujen hyväksyntä
Yleisimmät syyt missä taloyhtiön asioiden hoitaminen hidastelee, on tietojenkulku hallituksen, taloyhtiön ja isännöinnin välillä. Nykypäivän sähköisillä ohjelmistoilla on mahdollista poistaa tietojenkulun tuomat hidasteet ja näin pitää huoli että jokainen hallituksen jäsen pysyy ajantasaisen tiedon varassa siitä, mitä taloyhtiössä tapahtuu.
Usein taloyhtiön raha-asioiden hoidossa, jopa hallituksen jäsenet saattavat jäädä paitsi raporteista taloyhtiön rahatilanteen hoidossa. Tämä johtaa epätietoisuuteen, epävarmuuteen ja mahdollisesti jopa virheisiin päivittäisten asioiden hoidossa. Tämän takia me IDEAL-isännöinnillä, tarjoamme hallituksen pääsyn sähköiseen järjestelmäämme, jossa hallituksen jäsenet pääsevät näkemään ajantasaisen tilanteen taloyhtiön rahatilanteen kulkemisesta.
Festum-hallintoalustan kautta hallitus pääsee näkemään kaikki laskutuksiin liittyvät dokumentit aivan ensimmäisestä hyväksytystä laskusta alkaen ja hallituksen puheenjohtajalla on pääsy laajempiin ominaisuuksiin. Sähköisen palvelumme hyöty hallitukselle on se, että nyt hallitus pääsee suoraan käsiksi kuvainnollisesti “konepellin alle”, eikä tarvitse enää turvautua dokumentteihin joissa tieto voi olla vain osittaista tai kaunisteltua. Kaikki tieto mitä talonyhtiön laskutuksiin tulee, on täällä.
Ostolaskujen tarkastus ja esikatselu
Jos olet taloyhtiössäsi hallituksen jäsen, sinulle on automaattisesti myönnetty pääsy ostolaskujärjestelmään samalle sähköpostille millä kirjaudut hauvise asukasportaali-palveluun.
Kirjaudu sisään käyttämälllä sähköpostiosoitettasi ja salasanaasi. Mikäli olet kirjautumassa ensimmäistä kertaa tai unohtanut salasanasi. Voit painaa “Salasana unohtunut?” painiketta ja saada itsellesi uuden tai ensimmäisen salasanan suoraan sähköpostiisi.
Kun sinut on kirjattu sisään, sinut siirretään automaattisesti Ostolaskut-näkymään. Ensimmäisenä näet Saapuneet-kansion joka useimmissa tilanteissa on tyhjä.
Sivupalkin alaosassa on kuitenkin hyvä kiinnittää huomiota kohtiin Tarkastettavat, Tiedoksi ja Omat Kierrossa. Ostolaskut saapuvat näihin kansioihin automaattisesti.
Tarkastettavat-kansiossa olevat laskut vaativat hallituksen puheenjohtajan toimia
Tiedoksi-kansiossa olevat on laskut ovat kaikkien hallitusten jäsenten näkyvillä
Omat kierrossa-kansiossa on kooste molempien edellämainittujen laskukansioiden sisällöistä.
Mikäli kirjautuessa sinua ei uudelleenohjata Ostolaskut-osioon vaan etusivulle, pääset siirtymään Ostolaskuihin yläpalkista klikkaamalla “Ostolaskut”-linkkiä.
Tarkastettavat ostolaskut
Jos ostolaskupalvelussa näkyy tarkastettavia laskuja, nämä tarkoittavat laskuja jotka vaativat hallituksen puheenjohtajan tarkistuksen ja hyväksynnän, ennen kuin laskuja voidaan laittaa jatkokäsittelyyn.
Voit avata laskun ja laskun tiedot painamalla laskun nimeä tässä näkymässä.
Tarkistettavien ostolaskujen hyväksyntä
Laskua klikkaamalla pääset näkemään laskun tiedot ja laskun erittelyn. Laskun jälkeen sivun alaosassa näet tarkastusosion, jossa sinun kuuluu lisätä tarkastuskommentti. Tämän lisäksi sinun kuuluu valita laskulle oikea jatkotoiminto.
(1.) VALITSE VAIHTOEHTO, (2.) KOMMENTOI JA (3.) KLIKKAA KIERTOON
Hyväksyn: Valitse tämä, jos lasku hyväksytään. Lasku siirtyy isännöitsijälle tarkastukseen ja maksuun. Kirjoita kommenttikenttään aina perustelu.
Hylkään: Mikäli laskussa on virhe, niin valitse tämä vaihtoehto. Reklamoi laskua aina suoraan toimittajalle. Hylkääjällä on velvollisuus hoitaa reklamaatio toimittajalle. Kerro myös reklamaation perustelut komenttikenttään.
Vaihda tarkastajalle: Lasku siirtyy isännöinnille tarkastettavaksi tai reklamoitavaksi. Kirjoita kommenttikenttään aina perustelu. Reklamaatioissa varaamme kohtuullisen ajan käsittelyyn (3-5 arkipäivää).
Lopuksi klikkaa Kiertoon, jolloin lasku siirtyy valitun vaihtoehdon mukaisesti eteenpäin.
Tiedoksi
Ostolaskut tässä kansiossa on lähetetty siksi, että pysyt ajan tasalla laskuista. Tiedoksi-kansioon lisätyt ostolaskut eivät vaadi erillisiä toimia, mutta näet laskun tiedot ja laskun erittelyn klikkaamalla laskuriviä.
Lasku ei löydy?
Jos ette löydä ohjeiden mukaisesti laskua, se on siirtynyt laskun hyväksynnän takia Etalous-järjestelmän arkistoon. Pääsette arkistoon klikkaamalla nimenne alla olevasta palkista “Arkisto”. Arkistoitu lasku löytyy myös Hausvisen asukasportaalin hallitus-osiosta.
Omat kierrossa
Tällä sivulla näet kaikki aktiiviset ostolaskut. Nämä laskut voivat olla joko Tarkistusta vaativia tai Tiedoksiannettuja.
Omat kierrossa-sivun laskut ovat samoja mitä näkyy joko Tarkastettavat- tai Tiedoksi välilehdiltä.