Yleinen tietosuojaseloste
Tietosuoja ja tekoäly
IDEAL Isännöinti Oy
Selkokielinen versio
Päivitetty 3.11.2026.
Lupauksemme lyhyesti: Omista asiakas-, kumppani-, hakija- ja kävijätiedoistasi vastaa IDEAL. Taloyhtiösi osakas- ja asukastiedoista vastaa taloyhtiö. Suojaamme molemmat. Emme myy tietoja. Emme käytä niitä tekoälyn opettamiseen. Voit nähdä, korjata tai poistaa tietosi yhdellä viestillä osoitteeseen office@idealisannointi.fi.
Yhteystiedot: IDEAL Isännöinti Oy (Y-tunnus 3104570-3), office@idealisannointi.fi. Postiosoite: IDEAL isännöinti Oy, Keskuskatu 2–4, 42100 Jämsä. IDEAL on nimittänyt tietosuojavastaavan. Tavoitat hänet osoitteesta office@idealisannointi.fi.
Tämä on selkokielinen versio IDEALin tietosuoja- ja tekoälyselosteesta. Teksti ei ole juridinen lausunto.
Sisällys
- Lyhyesti
- Kuka vastaa tiedoista?
- Mihin tietoja käytetään ja millä syyllä?
- Mitä tietoja käsitellään?
- Mistä tiedot tulevat?
- Kenelle tietoja annetaan? Menevätkö ne EU:n ulkopuolelle?
- Kuinka kauan tietoja säilytetään?
- Miten tiedot suojataan? Tehdäänkö automaattisia päätöksiä?
- Evästeet
- Tekoäly: ehdotus, ei päätös
- Oikeutesi ja niiden käyttö
- Yhteystiedot ja päivitykset
Sanasto
- Henkilötieto: tieto, josta ihminen voidaan tunnistaa. Esimerkiksi nimi, osoite tai puhelinnumero.
- Käsittely: kaikki, mitä tiedoilla tehdään. Esimerkiksi tallennus, lukeminen, siirto ja poisto.
- Rekisterinpitäjä: se, joka päättää, miksi ja miten tietoja käsitellään. Rekisterinpitäjä vastaa tiedoista.
- Käsittelijä: se, joka käsittelee tietoja toisen puolesta ja tämän ohjeiden mukaan. ”Taloyhtiön lukuun” tarkoittaa taloyhtiön puolesta.
- Alikäsittelijä: palvelu, jota käsittelijä käyttää apuna.
- Oikeusperuste eli laillinen syy: syy, jonka vuoksi tietoja saa käsitellä. Esimerkiksi sopimus, laki tai suostumus.
- Lakisääteinen velvoite: laki vaatii käsittelyä.
- Oikeutettu etu: perusteltu syy, joka meillä on käsitellä tietoja. Kerromme aina, mikä syy on.
- Suostumus: lupa, jonka annat itse. Voit perua sen milloin tahansa.
- Tietosuoja-asetus: EU:n laki henkilötiedoista. Merkintä kuten ”6 art. 1 b” tarkoittaa asetuksen kohtaa.
- Tietosuojavastaava: IDEALin henkilö, joka valvoo, että tietoja käsitellään oikein.
- ETA: Euroopan talousalue eli EU-maat sekä Norja, Islanti ja Liechtenstein.
- Vakiosopimuslausekkeet: EU:n valmiit sopimusehdot, jotka suojaavat tietoja, kun ne siirretään ETA:n ulkopuolelle.
- Riittävyyspäätös: EU-komission päätös, että toisen maan tietosuoja on riittävä.
- Litterointi: puheen kirjoittaminen tekstiksi (puhtaaksikirjoitus).
- Reskontra: luettelo laskuista ja maksuista.
- Pseudonymisointi: nimi ja muut tunnistetiedot korvataan tunnisteella, esimerkiksi numerokoodilla.
- Anonymisointi: tiedosta poistetaan kaikki, mistä ihmisen voisi tunnistaa.
- Eväste: pieni tekstitiedosto, jonka verkkosivu tallentaa selaimeesi.
1. Lyhyesti
- Kuka vastaa? IDEAL vastaa omien asiakkaidensa, kumppaneidensa, työnhakijoidensa ja verkkosivujensa kävijöiden tiedoista. Taloyhtiön osakkaiden, asukkaiden ja kokousten tiedoista vastaa taloyhtiö. Silloin IDEAL käsittelee tietoja taloyhtiön puolesta (kohta 2).
- Miksi? Jokaisella käyttötarkoituksella on oma laillinen syy (kohta 3) ja oma säilytysaika (kohta 7).
- Evästeet: Sivustolla on välttämättömiä evästeitä. Ilman niitä sivusto ei toimi. Kävijätilastojen ja markkinoinnin evästeet otetaan käyttöön vain, jos annat luvan. Kieltäminen on yhtä helppoa kuin hyväksyminen. Voit muuttaa valintaa milloin tahansa (kohta 9).
- Tekoäly: Tekoäly auttaa työntekijöitämme luonnoksissa, yhteenvedoissa, haussa ja tarkistuksissa. Tekoäly ei tee sinua koskevia päätöksiä. Tekoäly ei laske laskujen euromääriä. Tietojasi ei käytetä tekoälyn opettamiseen. Poistamme henkilötiedot tai korvaamme ne tunnisteilla ennen tekoälyn käyttöä aina, kun tehtävä sen sallii. Seitsemän lupaustamme ovat kohdassa 10.
- Oikeutesi: Voit nähdä tietosi, korjata ja poistaa ne, rajoittaa niiden käsittelyä, siirtää ne toiseen järjestelmään ja vastustaa käsittelyä. Voit aina kieltää suoramarkkinoinnin. Voit perua suostumuksen milloin tahansa. Voit valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon (kohta 11).
2. Kuka vastaa tiedoista?
| Tieto | Kuka vastaa (rekisterinpitäjä) | IDEALin rooli |
|---|---|---|
| asiakkaidemme yhteyshenkilöt, sopimukset ja laskutus | IDEAL Isännöinti Oy | rekisterinpitäjä |
| osakasluettelo, huoneistotiedot, vastike- ja vesilaskut, perintä ja tiedotteet | taloyhtiö | käsittelijä taloyhtiön puolesta |
| yhtiökokousten ja hallituksen kokousten tiedot | taloyhtiö | käsittelijä taloyhtiön puolesta |
| taloyhtiön kiinteistön vikailmoitukset | taloyhtiö | käsittelijä taloyhtiön puolesta |
| muut IDEALille tulevat yhteydenotot | IDEAL Isännöinti Oy | rekisterinpitäjä |
| taloyhtiön lomakkeet, kuten muutto-, mittari-, avain-, häiriö- ja kulukorvausilmoitukset | taloyhtiö | käsittelijä taloyhtiön puolesta |
| tarjouspyynnöt sekä asiakirjojen tilaukset ja maksut | IDEAL Isännöinti Oy | rekisterinpitäjä. Maksunvälittäjä vastaa itse omasta maksurekisteristään. |
| palautekyselyt ja markkinointi | IDEAL Isännöinti Oy | rekisterinpitäjä. Kun kysely lähetetään asukkaille taloyhtiön puolesta, roolit sovitaan taloyhtiön kanssa erikseen. |
| työnhakijat | IDEAL Isännöinti Oy | rekisterinpitäjä |
| kumppanit ja toimittajat | IDEAL Isännöinti Oy | rekisterinpitäjä |
| verkkosivujen kävijät ja evästeet | IDEAL Isännöinti Oy | rekisterinpitäjä |
Kun IDEAL vastaa itse: Tiedot liittyvät IDEALin omaan liiketoimintaan. Silloin päätämme itse, miksi ja miten tietoja käsitellään. Tämä seloste koskee vain IDEAL Isännöinti Oy:tä. Sisarliiketoiminnalle tehdään oma seloste.
Kun IDEAL toimii taloyhtiön puolesta: Hoidamme taloyhtiön hallintoa isännöintisopimuksen mukaan. Taloyhtiö vastaa tiedoista. IDEAL on käsittelijä (tietosuoja-asetuksen 28 artikla). Käsittelemme tietoja vain taloyhtiön kirjallisten ohjeiden mukaan. Emme käytä niitä omiin tarkoituksiimme. Näissä tiedoissa taloyhtiön hallituksen hyväksymä tietosuojaseloste on tärkein. Tämän selosteen kuvaukset ovat yleisiä. IDEAL antaa taloyhtiöille selostepohjan, jonka hallitus voi ottaa käyttöön.
Apupalvelut taloyhtiöiden tiedoissa: Käytämme taloyhtiön tiedoissa alikäsittelijöitä. Lupa siihen on annettu isännöintisopimuksessa. Kerromme taloyhtiölle etukäteen, jos apupalvelut muuttuvat. Silloin taloyhtiö voi vastustaa muutosta (tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 2 kohta). Käsittelemme taloyhtiöiden ja asukkaiden tietoja vain EU:ssa tai ETA:ssa. Joskus järjestelmän toimittaja tai sen alihankkija voi poikkeuksellisesti käsitellä tietoja ETA:n ulkopuolelta, esimerkiksi teknisessä tuessa. Silloin siirto perustuu komission riittävyyspäätökseen tai vakiosopimuslausekkeisiin. Saat kopion suojatoimista osoitteesta office@idealisannointi.fi. Taloyhtiö saa pyynnöstä tarkan listan apupalveluista. Tässä selosteessa palvelut kerrotaan ryhminä (kohta 6).
3. Mihin tietoja käytetään ja millä syyllä?
Kun laillinen syy on oikeutettu etu, kerromme, mikä etu on. Merkintä taloyhtiö tarkoittaa, että taloyhtiö vastaa tiedoista. Silloin lailliset syyt ovat taloyhtiön. Taulukon sanamuodot ovat samat kuin virallisessa luonnoksessa, jotta merkitys ei muutu. Vaikeat sanat on selitetty sanastossa.
| Kenen tiedot | Miksi tietoja käsitellään? | Laillinen syy |
|---|---|---|
| asiakkaiden yhteyshenkilöt | isännöinti- ja palvelusopimuksen tekeminen ja hoitaminen, kun asiakas on yksityishenkilö tai yksityinen elinkeinonharjoittaja | sopimus (6 art. 1 b) |
| asiakkaiden yhteyshenkilöt | yhteydenpito taloyhtiön tai yrityksen nimeämiin yhteyshenkilöihin ja hallituksen jäseniin | oikeutettu etu (6 art. 1 f): pystymme hoitamaan organisaation kanssa tehdyn sopimuksen ja asioimaan sen edustajien kanssa |
| asiakkaiden yhteyshenkilöt | tehdyn työn ja käytetyn ajan kirjaaminen laskutuksen perusteeksi | oikeutettu etu (6 art. 1 f): pystymme osoittamaan asiakkaalle, mistä lasku muodostuu |
| asiakkaiden yhteyshenkilöt | laskutus ja kirjanpito | lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): kirjanpitolaki |
| asiakkaiden yhteyshenkilöt | palvelua koskevat tiedotteet, kuten sopimusmuutokset ja palvelukatkot | oikeutettu etu (6 art. 1 f): asiakkaan on saatava sopimuksen hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot |
| asiakkaiden yhteyshenkilöt | oikeudellisten vaatimusten selvittäminen ja puolustaminen | oikeutettu etu (6 art. 1 f): pystymme selvittämään reklamaatiot ja riidat |
| osakkaat ja asukkaat (taloyhtiö) | osakasluettelon ja huoneistotietojen ylläpito | lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): asunto-osakeyhtiölaki ja huoneistotietojärjestelmää koskeva laki |
| osakkaat ja asukkaat (taloyhtiö) | vastikelaskutus ja maksujen seuranta | lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): asunto-osakeyhtiölaki, yhtiöjärjestys ja kirjanpitolaki |
| osakkaat ja asukkaat (taloyhtiö) | käyttökorvaus- ja vesilaskutus mittarilukemien tai henkilöluvun perusteella | osakkailla lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): yhtiöjärjestyksen mukainen maksuperuste; vuokralaisilla sopimus (6 art. 1 b) |
| osakkaat ja asukkaat (taloyhtiö) | maksumuistutukset ja perintä | oikeutettu etu (6 art. 1 f): taloyhtiön on saatava erääntyneet maksut, jotta muiden osakkaiden ei tarvitse kattaa niitä |
| osakkaat ja asukkaat (taloyhtiö) | tiedottaminen osakkaille ja asukkaille, esimerkiksi huolloista, katkoista ja turvallisuudesta | osakkaiden lakisääteiset tiedotteet: lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c); muu tiedottaminen: oikeutettu etu (6 art. 1 f): asukkaiden on saatava asumiseen ja turvallisuuteen vaikuttavat tiedot ajoissa |
| osakkaat ja asukkaat (taloyhtiö) | osakkaan muutos- ja korjaustyöilmoitusten käsittely | lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): asunto-osakeyhtiölain ilmoitus- ja valvontasäännökset |
| osakkaat ja asukkaat (taloyhtiö) | aineiston luovutus taloyhtiölle tai uudelle isännöitsijälle isännöintisopimuksen päättyessä | lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): asunto-osakeyhtiölaki |
| kokousten osallistujat (taloyhtiö) | kokouskutsut ja kokousaineisto | lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): asunto-osakeyhtiölain kokoussäännökset |
| kokousten osallistujat (taloyhtiö) | osallistujien, osakeomistusten ja valtakirjojen tarkistaminen | lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c) |
| kokousten osallistujat (taloyhtiö) | etäosallistumisen järjestäminen | lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c), kun taloyhtiö on päättänyt etäosallistumisesta |
| kokousten osallistujat (taloyhtiö) | pöytäkirjan laatiminen ja arkistointi | lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c) |
| kokousten osallistujat (taloyhtiö) | kokouksen tallentaminen ja litterointi pöytäkirjan laatimista varten | oikeutettu etu (6 art. 1 f): pöytäkirjan on vastattava kokouksen kulkua ja päätöksiä |
| vikailmoitusten tekijät (taloyhtiö) | vikailmoitusten ja huoltopyyntöjen vastaanotto ja työn tilaaminen huoltoyhtiöltä tai urakoitsijalta | taloyhtiön lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): asunto-osakeyhtiölain kunnossapitovastuu |
| vikailmoitusten tekijät (taloyhtiö) | korjauskulujen kohdistaminen osakkaalle, kun kulu kuuluu osakkaan vastuulle | taloyhtiön oikeutettu etu (6 art. 1 f): osakkaan vastuulle kuuluvia kuluja ei makseta yhteisistä varoista |
| vikailmoitusten tekijät (taloyhtiö) | kulkulupien ja avainten luovuttaminen korjaustyötä varten | taloyhtiön oikeutettu etu (6 art. 1 f): huoneistoon pääsee vain se, jolla on siihen lupa |
| yhteydenottajat | muihin IDEALille osoitettuihin kysymyksiin vastaaminen | IDEALin oikeutettu etu (6 art. 1 f): pystymme vastaamaan yhteydenottoon ja hoitamaan asian |
| lomakkeen täyttäjät (taloyhtiö) | muuttoilmoitus: osakas- ja asukastietojen päivitys sekä käyttökorvauslaskutuksen henkilöluku | taloyhtiön lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c) |
| lomakkeen täyttäjät (taloyhtiö) | mittarilukemat: vesilaskutus | taloyhtiön lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c); vuokralaisilla sopimus (6 art. 1 b) |
| lomakkeen täyttäjät (taloyhtiö) | avaintilaus: avainten ja kulkuoikeuksien tilaaminen | taloyhtiön oikeutettu etu (6 art. 1 f): avaimia luovutetaan vain niihin oikeutetuille |
| lomakkeen täyttäjät (taloyhtiö) | häiriöilmoitus: asumishäiriöiden vastaanotto ja selvittäminen | taloyhtiön oikeutettu etu (6 art. 1 f): asumisrauhan turvaaminen ja asunto-osakeyhtiölain mukaisten toimien valmistelu |
| lomakkeen täyttäjät (taloyhtiö) | kulukorvaus: hyväksyttyjen kulujen korvaaminen ja kirjanpito | korvauksen maksaminen: sopimus (6 art. 1 b); kirjanpito: lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c) |
| lomakkeen täyttäjät (taloyhtiö) | päävesimittarilukeman ilmoitus: vesilaskutus ja kulutuksen seuranta | taloyhtiön lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c) |
| lomakkeen täyttäjät | asiakirjatilaus: taloyhtiön asiakirjojen tilaaminen | sopimus (6 art. 1 b) |
| lomakkeen täyttäjät | tarjouspyyntö: tarjouksen laatiminen ja yhteydenotto | toimenpiteet ennen sopimuksen tekemistä pyynnöstäsi (6 art. 1 b) |
| asiakirjojen tilaajat | tilauksen vastaanotto, käsittely ja asiakirjan toimittaminen | sopimus (6 art. 1 b) |
| asiakirjojen tilaajat | tilaajan oikeuden tarkistaminen ennen asiakirjan luovuttamista | oikeutettu etu (6 art. 1 f): taloyhtiön asiakirjoja ja osakkaiden tietoja ei luovuteta niille, joilla ei ole niihin oikeutta |
| asiakirjojen tilaajat | asiakastilin ylläpito, jos rekisteröidyt | sopimus (6 art. 1 b) |
| asiakirjojen tilaajat | reklamaatioiden ja palautusten käsittely | sopimus (6 art. 1 b) |
| asiakirjojen tilaajat | maksun välitys, kuitit ja kirjanpito | lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): kirjanpitolaki |
| asiakirjojen tilaajat | maksunvälittäjän oma käsittely | maksunvälittäjän lakisääteiset velvoitteet, kuten maksupalvelu- ja rahanpesulainsäädäntö (6 art. 1 c) |
| palautteen antajat | palautekyselyt asiakkaille | oikeutettu etu (6 art. 1 f): mittaamme palvelun laatua ja kehitämme sitä palautteen perusteella |
| palautteen antajat | asiakassuositusten julkaiseminen verkkosivuilla nimellä tai kuvalla | suostumus (6 art. 1 a) |
| markkinoinnin vastaanottajat | markkinointi yritysten ja taloyhtiöiden yhteyshenkilöille heidän tehtäväänsä liittyen | oikeutettu etu (6 art. 1 f): kerromme palveluistamme niille, jotka tekevät hankintapäätöksiä organisaatiossaan |
| markkinoinnin vastaanottajat | sähköinen suoramarkkinointi yksityishenkilöille | suostumus (6 art. 1 a) ja sähköisen viestinnän palveluista annettu laki |
| markkinoinnin vastaanottajat | markkinointikieltojen noudattaminen | lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): tietosuoja-asetuksen 21 artikla |
| työnhakijat | hakemusten vastaanotto, hakijoiden arviointi, haastattelut ja valintapäätös | toimenpiteet ennen sopimuksen tekemistä hakijan pyynnöstä (6 art. 1 b) |
| työnhakijat | suosittelijoiden haastattelu | hakijan suostumus (6 art. 1 a ja työelämän yksityisyydensuojalaki) |
| työnhakijat | valintaprosessin tasapuolisuuden osoittaminen | oikeutettu etu (6 art. 1 f): pystymme vastaamaan syrjintäväitteisiin syrjintäkanteiden määräajan kuluessa |
| työnhakijat | hakemuksen säilyttäminen tulevia hakuja varten | suostumus (6 art. 1 a) |
| kumppanit ja toimittajat | hankintojen ja alihankinnan hoitaminen sekä yhteydenpito yhteyshenkilöihin | oikeutettu etu (6 art. 1 f): pystymme hoitamaan sopimuksen ja asioimaan toimittajan nimeämien henkilöiden kanssa |
| kumppanit ja toimittajat | sopimuksen hoitaminen, kun toimittaja on yksityinen elinkeinonharjoittaja | sopimus (6 art. 1 b) |
| kumppanit ja toimittajat | ostolaskujen käsittely ja kirjanpito | lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): kirjanpitolaki |
| kumppanit ja toimittajat | tilaajavastuuselvitykset | lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): tilaajavastuulaki |
| verkkosivujen kävijät | sivuston tekninen toiminta | oikeutettu etu (6 art. 1 f): sivuston on toimittava ja näyttävä oikein |
| verkkosivujen kävijät | sivuston tietoturva sekä roskapostin ja hyökkäysten torjunta | oikeutettu etu (6 art. 1 f): suojaamme sivustoa, sen käyttäjiä ja lomakkeilla lähetettyjä tietoja |
| verkkosivujen kävijät | välttämättömät evästeet | oikeutettu etu (6 art. 1 f) ja sähköisen viestinnän palveluista annetun lain evästesäännöksen poikkeus |
| verkkosivujen kävijät | kävijätilastointi | suostumus (6 art. 1 a ja sähköisen viestinnän palveluista annetun lain evästesäännös) |
4. Mitä tietoja käsitellään?
Kerromme jokaisesta ryhmästä: mitä tietoja on, kuka saa ne ja pitääkö sinun antaa ne. Mistä tiedot tulevat, kerrotaan kohdassa 5. Säilytysajat ovat kohdassa 7.
Asiakkaiden yhteyshenkilöt
- Mitä tietoja: nimi, asema, yhteystiedot, sopimus- ja laskutustiedot, tehdyt työt ja niihin käytetty aika sekä viestit asiakkaan kanssa.
- Kuka saa tiedot: taloushallinnon ja laskutuksen järjestelmien toimittajat, projekti- ja tikettijärjestelmän toimittaja, sähköposti- ja viestintäpalvelujen toimittajat, tilintarkastaja ja viranomaiset lain perusteella (kohta 6).
- Pitääkö antaa: Yhteys- ja laskutustiedot tarvitaan sopimukseen. Ilman niitä emme voi tehdä sopimusta emmekä laskuttaa.
Osakkaat ja asukkaat (taloyhtiö vastaa)
- Mitä tietoja: osakkaan ja asukkaan nimi ja yhteystiedot, huoneisto ja osakkeet, vastike- ja reskontratiedot, mittarilukemat tai henkilömäärä, maksu- ja perintätiedot sekä muutostöiden ilmoitukset.
- Kuka saa tiedot: isännöinnin asiakirja- ja kiinteistöjärjestelmien toimittajat, taloushallinnon ja laskutuksen järjestelmien toimittajat, projekti- ja tikettijärjestelmän toimittaja, sähköposti- ja viestintäpalvelujen toimittajat, taloyhtiön hallitus, tilintarkastaja, perintätoimisto, pankit ja viranomaiset lain perusteella (kohta 6).
- Pitääkö antaa: Taloyhtiön on lain mukaan pidettävä osakasluetteloa. Osakkaan on ilmoitettava omistuksestaan. Ilman yhteys- ja huoneistotietoja emme voi laskuttaa vastikkeita oikein emmekä kertoa sinulle taloyhtiön asioista.
Kokousten osallistujat (taloyhtiö vastaa)
- Mitä tietoja: osallistujien nimet ja osakkeet, valtakirjat, puheenvuorot, päätökset ja äänestykset sekä tallenne ja litterointi, jos kokous tallennetaan.
- Kuka saa tiedot: isännöinnin asiakirja- ja kiinteistöjärjestelmien toimittajat (taloyhtiön verkkopalvelu ja sähköinen allekirjoitus), sähköposti- ja viestintäpalvelujen toimittajat (etäkokoukset), puhtaaksikirjoituspalvelun toimittaja ja tekoälypalvelujen toimittajat yhteenvetojen luonnoksissa (kohta 10). Pöytäkirja on osakkaiden nähtävillä lain mukaan.
- Pitääkö antaa: Osallistujan on näytettävä, että hän on osakas. Asiamiehen on näytettävä valtakirja. Ilman niitä et voi äänestää. Tallennuksesta kerrotaan kokouksen alussa. Sinun ei tarvitse suostua tallennukseen, jotta voit osallistua.
Vikailmoitukset ja muut yhteydenotot
Jos ilmoitus koskee taloyhtiön kiinteistöä, taloyhtiö vastaa. Muissa IDEALille tulevissa yhteydenotoissa IDEAL vastaa.
- Mitä tietoja: ilmoittajan nimi ja yhteystiedot, huoneisto, vian kuvaus, kuvat ja liitteet sekä kulkuluvat ja avaintiedot.
- Älä kirjoita ilmoitukseen terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja. Jos esimerkiksi esteettömyys vaatii niitä, kerro ne puhelimessa tai salatulla sähköpostilla. Emme kirjaa puhelimessa kerrottuja terveystietoja.
- Kuka saa tiedot: projekti- ja tikettijärjestelmän toimittaja, sähköposti- ja viestintäpalvelujen toimittajat, verkkolomakepalvelun toimittaja sekä huoltoyhtiöt ja urakoitsijat niin paljon kuin työ vaatii (kohta 6).
- Pitääkö antaa: Ei. Ilman yhteystietoa ja kohteen tietoja emme kuitenkaan voi hoitaa ilmoitusta emmekä kertoa työn etenemisestä.
Verkkolomakkeet
Verkkosivuilla on lomakkeet näihin: muuttoilmoitus, mittarilukemat, kulukorvaus, avaintilaus, häiriöilmoitus, asiakirjatilaus, työpöytä, tarjouspyyntö ja päävesimittarin lukema. Lomakkeet toimivat ulkopuolisen verkkolomakepalvelun järjestelmässä. Asiakirjatilauksesta ja tarjouspyynnöstä vastaa IDEAL. Muista lomakkeista vastaa taloyhtiö (kohta 3).
- Mitä tietoja: täyttäjän nimi ja yhteystiedot, taloyhtiö ja huoneisto, lomakkeen asiatiedot (esimerkiksi muuttopäivä, henkilömäärä, mittarilukema, avaintiedot, häiriön kuvaus tai tarjouspyynnön kohde), kulukorvauksessa kuitit ja tilinumero, liitteet sekä lähetyksen aika ja IP-osoite (IP-osoite = laitteen verkko-osoite). Kirjoita häiriöilmoitukseen vain tarpeelliset tiedot. Älä kirjoita terveystietoja.
- Kuka saa tiedot: verkkolomakepalvelun toimittaja ja sen järjestelmän toimittaja, jossa asia hoidetaan (asian mukaan isännöinnin asiakirja- ja kiinteistöjärjestelmä, tikettijärjestelmä tai taloushallinnon järjestelmä). Tarvittaessa taloyhtiön hallitus ja huoltoyhtiö niin paljon kuin asia vaatii.
- Pitääkö antaa: Lomakkeen käyttö on vapaaehtoista. Voit hoitaa asian myös sähköpostilla osoitteessa office@idealisannointi.fi. Pakolliset kentät on merkitty lomakkeeseen. Ilman niitä emme voi hoitaa asiaa. Kulukorvausta emme voi maksaa ilman tilinumeroa.
Asiakirjatilaukset ja verkkomaksut
IDEAL vastaa tilauksista ja maksuista, koska IDEAL myy asiakirjat omissa nimissään. Asiakirjojen sisältö tulee taloyhtiön rekistereistä. Niissä IDEAL toimii taloyhtiön puolesta. Maksunvälittäjä vastaa itse omasta maksurekisteristään.
- Mitä tietoja: tilaajan nimi, sähköposti, puhelinnumero ja laskutusosoite, tilattu asiakirja ja kohde, tilauksen ja maksun tila, asiakastilin tiedot sekä latauslinkkien käyttö. Maksunvälittäjä käsittelee maksutapaa, maksun aikaa ja IP-osoitetta sekä tilinumeroa vain pankkimaksuissa. Korttitiedot eivät tule IDEALille.
- Kuka saa tiedot: verkkokaupan ja verkkosivujen palvelimen ylläpitäjä, maksunvälittäjä, taloushallinnon ja laskutuksen järjestelmien toimittajat, sähköposti- ja viestintäpalvelujen toimittajat sekä isännöinnin asiakirja- ja kiinteistöjärjestelmien toimittajat, joiden järjestelmästä asiakirja haetaan (kohta 6).
- Pitääkö antaa: Kyllä, jotta voit tilata. Ilman yhteys-, laskutus- ja maksutietoja emme voi ottaa tilausta vastaan. Asiakirja annetaan vain, kun oikeutesi siihen on tarkistettu.
Palaute ja markkinointi
IDEAL vastaa. Jos palautekysely lähetetään asukkaille taloyhtiön puolesta, roolit sovitaan taloyhtiön kanssa erikseen.
- Mitä tietoja: nimi, yhteystiedot, organisaatio ja asema, palaute ja arvosana, kuva, jos annat sen julkaistavaksi, sekä tiedot suostumuksista ja markkinointikielloista.
- Kuka saa tiedot: palautteenkeruupalvelun toimittaja, sähköposti- ja viestintäpalvelujen toimittajat ja verkkosivujen ylläpitäjä. Julkaistut suositukset näkyvät kaikille sivuston kävijöille.
- Pitääkö antaa: Ei. Vastaaminen ja suostumus ovat vapaaehtoisia. Kieltäytyminen ei vaikuta palveluun. Voit kieltää markkinoinnin milloin tahansa (kohta 11).
Työnhakijat
IDEAL vastaa. Rekrytoinnissa noudatetaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä. Tiedot kerätään ensisijaisesti hakijalta itseltään.
- Mitä tietoja: yhteystiedot, hakemus ja ansioluettelo, koulutus ja työkokemus, haastattelumuistiinpanot ja arviot sekä suosittelijoilta saadut tiedot, jos annat siihen luvan.
- Kuka saa tiedot: sähköposti- ja viestintäpalvelujen toimittajat. Tietoja ei anneta muille.
- Pitääkö antaa: Ei. Ilman yhteystietoja ja hakemusta emme kuitenkaan voi käsitellä hakemustasi.
- Tekoäly: Tekoäly ei arvioi, pisteytä eikä valitse hakijoita (kohta 10).
- Henkilöstö: Valitun hakijan tiedot siirretään henkilöstöhallintoon. Henkilöstön tiedoista kerrotaan erikseen, kun työsuhde alkaa.
Kumppanit ja toimittajat
- Mitä tietoja: yhteyshenkilön nimi, asema ja yhteystiedot, sopimus- ja laskutustiedot sekä tilaajavastuuselvitykset (selvitykset, jotka laki vaatii alihankkijoista).
- Kuka saa tiedot: taloushallinnon ja laskutuksen järjestelmien toimittajat, projekti- ja tikettijärjestelmän toimittaja, sähköposti- ja viestintäpalvelujen toimittajat ja tilintarkastaja (kohta 6).
- Pitääkö antaa: Yhteys-, laskutus- ja tilaajavastuutiedot tarvitaan sopimukseen. Ilman niitä emme voi tehdä sopimusta emmekä maksaa laskuja.
Verkkosivujen kävijät
- Mitä tietoja: IP-osoite, selain ja laite, käynnin aika, katsotut sivut, sivu, jolta tulit, ja evästetunnisteet. Lomakkeiden tiedot on kerrottu yllä.
- Kuka saa tiedot: verkkosivujen ja palvelimen ylläpitäjä, roskapostisuojauksen toimittaja ja luvallasi kävijätilastopalvelu (kohta 9).
- Pitääkö antaa: Välttämättömät tekniset tiedot siirtyvät aina, kun selain avaa sivun. Muut evästeet ovat vapaaehtoisia. Voit käyttää sivustoa, vaikka kiellät ne.
5. Mistä tiedot tulevat?
- Sinulta itseltäsi: kun olet asiakas, osakas, asukas, ilmoittaja, lomakkeen täyttäjä, tilaaja, palautteen antaja, hakija tai toimittaja.
- Taloyhtiöltä ja sen hallitukselta sekä osakasluettelosta.
- Muilta ihmisiltä, vaikka sinulla ei olisi asiakassuhdetta IDEALiin. Esimerkiksi osakkaan asiamies kokouksessa, häiriöilmoituksen tekijä, joka kertoo myös muista, ja työnhakijan suosittelijat hakijan luvalla.
- Viranomaisilta ja rekistereistä: viranomaisen huoneistotietojärjestelmä, kaupparekisteri ja muut julkiset rekisterit ja viranomaisrekisterit.
- Muilta toimijoilta: edellinen isännöitsijä, huoltoyhtiö, vesimittarit tai niiden lukijat, pankkien viitemaksut ja maksunvälittäjän tieto maksun tilasta.
- Verkossa: verkkolomake, sähköposti, puhelin ja kävijän selain.
- Rekrytoinnin kanavista: julkinen työnvälityspalvelu, kaupalliset työpaikkasivustot, ammatillinen verkostopalvelu ja muu sosiaalinen media sekä oma verkkosivumme. Kerromme etukäteen, jos haemme tietoja muualta.
Milloin kerromme, jos saamme tietosi muualta kuin sinulta? Kerromme käsittelystä tällä selosteella ja viittaamme siihen:
- viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun saimme tiedot
- viimeistään silloin, kun otamme sinuun ensimmäisen kerran yhteyttä, jos käytämme tietoja yhteydenpitoon
- viimeistään silloin, kun annamme tiedot ensimmäisen kerran toiselle vastaanottajalle.
Taloyhtiön rekistereissä tiedottamisesta vastaa taloyhtiö. Me autamme sitä.
6. Kenelle tietoja annetaan? Menevätkö ne EU:n ulkopuolelle?
Emme myy henkilötietoja. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja vain meidän puolestamme ja sopimuksen mukaan. Ne eivät saa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa. Taloyhtiöiden tiedoissa ne ovat alikäsittelijöitä. Kerromme palveluntarjoajat ryhminä tehtävän mukaan.
| Vastaanottajaryhmä | Mitä se tekee? | Rooli |
|---|---|---|
| taloushallinto- ja laskutusjärjestelmien toimittajat | toiminnanohjaus, työajan kirjaus, laskutus, kirjanpito ja reskontra | käsittelijä; taloyhtiöiden tiedoissa alikäsittelijä |
| isännöinnin asiakirja- ja kiinteistöjärjestelmien toimittajat | osakasluettelo, taloyhtiön talous ja vastikelaskutus, asiakirjat, taloyhtiön verkkopalvelu ja sähköinen allekirjoitus; aiempi järjestelmä lukukäytössä | alikäsittelijä |
| projektinhallinta- ja tikettijärjestelmän toimittaja | tehtävät, ajankäyttö, yhteydenotot ja vikailmoitukset | käsittelijä; taloyhtiöiden tiedoissa alikäsittelijä |
| sähköposti- ja viestintäpalvelujen toimittajat | sähköposti, kalenteri, etäkokoukset ja tiedostojen tallennus | käsittelijä; taloyhtiöiden tiedoissa alikäsittelijä |
| verkkolomakepalvelun toimittaja | verkkolomakkeet (kohta 4) | käsittelijä; taloyhtiöiden lomakkeissa alikäsittelijä |
| verkkosivujen ja palvelimen ylläpitäjä | verkkosivut, verkkokauppa ja niiden palvelin | käsittelijä |
| maksunvälittäjä | verkkomaksut (kohta 4) | käsittelijä maksajan maksutiedoissa; itsenäinen rekisterinpitäjä omassa maksunvälitysrekisterissään |
| kävijätilastoinnin palveluntarjoaja | kävijätilastot suostumuksella (kohta 9) | käsittelijä |
| evästesuostumustyökalun toimittaja | evästevalintojen kysyminen ja tallentaminen kävijän selaimeen | ei käsittele kävijöiden tietoja; työkalu toimii omalla palvelimellamme |
| palautteenkeruupalvelun toimittaja | palautekyselyt ja asiakassuositukset | käsittelijä |
| puhtaaksikirjoituspalvelun toimittaja | kokousten litterointi | käsittelijä; taloyhtiöiden kokouksissa alikäsittelijä |
| sisäisen tietopankin toimittaja | sisäiset ohjeet; ei osakas- eikä asukastietoja | käsittelijä |
| tekoälypalvelujen toimittajat | luonnostelu, yhteenvedot, haku ja tarkistukset (kohta 10) | käsittelijä; taloyhtiöiden tiedoissa alikäsittelijä |
| huoltoyhtiöt ja urakoitsijat | vikojen korjaus ja huoltotyöt | toimivat taloyhtiön toimeksiannosta; tiedot vain työn tekemiseen |
| taloyhtiön hallitus ja tilintarkastaja | taloyhtiön hallinto ja tarkastus | taloyhtiön toimielimet |
| perintätoimistot | erääntyneiden saatavien perintä | itsenäinen rekisterinpitäjä perintärekisterissään |
| pankit | maksujen välitys ja viitesuoritukset | itsenäinen rekisterinpitäjä |
| rahoittaja | IDEALin oma yritysrahoitus; koskee vain IDEALin vastuuhenkilöitä | itsenäinen rekisterinpitäjä |
Viranomaiset. Annamme tietoja viranomaisille vain lain perusteella. Esimerkiksi veroviranomaiselle verotusta varten, huoneistotietojärjestelmään osakeluettelon ylläpitoa varten, ulosottoviranomaiselle ja poliisille niiden pyynnöstä sekä tuomioistuimille.
Teemme käsittelijöiden kanssa käsittelysopimukset (tietosuoja-asetuksen 28 artikla). Ne tehdään yleensä palveluntarjoajan vakioehdoilla. Sopimuksissa sovitaan esimerkiksi, mihin tietoja käytetään, miten ne suojataan ja miten alikäsittelijöitä käytetään.
Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Tietoja käsitellään pääosin ETA:ssa. Osassa ryhmistä tietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, lähinnä Yhdysvaltoihin. Taulukossa on jokaisen ryhmän sijainti, siirron laillinen peruste ja suojaus. Taulukon sanamuodot ovat samat kuin virallisessa luonnoksessa, jotta merkitys ei muutu.
| Vastaanottajaryhmä | Missä tiedot ovat? | Siirron peruste | Suojaus |
|---|---|---|---|
| taloushallinto- ja laskutusjärjestelmien toimittajat | ETA (palvelimet Suomessa tai EU:n alueella) | lähtökohtaisesti ei siirtoa ETA:n ulkopuolelle; jos alikäsittelijä tarvitsee pääsyn tietoihin esimerkiksi ylläpitoa tai tukea varten, perusteena on komission riittävyyspäätös (myös EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehys) tai EU:n vakiosopimuslausekkeet. Toimittaja säilyttää ja käsittelee tiedot ensisijaisesti ETA:lla. Jos sen alihankkija sijaitsee ETA:n ulkopuolella, siirto tehdään tietosuoja-asetuksen mukaisin suojatoimin, kuten tiedonsiirtosopimuksin. | käsittelysopimus, salatut yhteydet, vähimmäiskäyttöoikeudet; palvelun kehittämisessä käytettävät tilastolliset mallit eivät yksilöi henkilöä |
| isännöinnin asiakirja- ja kiinteistöjärjestelmien toimittajat | ETA | ei siirtoa ETA:n ulkopuolelle | käsittelysopimus, EU:ssa sijaitsevat konesalit, salatut yhteydet |
| projektinhallinta- ja tikettijärjestelmän toimittaja | ETA (EU-palvelinkeskus); sähköpostin välitys osin ETA:n ulkopuolella; tekoälykäsittelylle ei ole alueellista sijaintia, joten tekoälyominaisuuksien käsittely voi tapahtua ETA:n ulkopuolella | EU:n vakiosopimuslausekkeet tai muu tietosuoja-asetuksen V luvun mukainen peruste | käsittelysopimus, salaus siirron aikana ja levossa; asiakastietoja ei käytetä toimittajan eikä sen tekoälytoimittajien mallien koulutukseen |
| sähköposti- ja viestintäpalvelujen toimittajat | ensisijaisesti ETA (EU-tietorajan piirissä olevat palvelut); rajatut siirrot ETA:n ulkopuolelle palveluntarjoajan ehtojen mukaisesti; tallennusalue EU | EU:n vakiosopimuslausekkeet | käsittelysopimus, monivaiheinen tunnistautuminen, salaus |
| verkkolomakepalvelun toimittaja | ETA (lomakkeet, lähetykset ja varmuuskopiot tallennetaan EU:ssa sijaitseville palvelimille Saksaan); palveluntarjoaja on yhdysvaltalainen, joten tukeen tai ylläpitoon liittyvä etäkäyttö voi olla siirto ETA:n ulkopuolelle | tallennus EU:ssa; mahdollisessa etäkäytössä komission riittävyyspäätös (EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehys, palveluntarjoaja on sertifioitu) | käsittelysopimus; salattu yhteys, varmuuskopiot pysyvät EU:ssa, lähetysten sisältöä ei käytetä palveluntarjoajan tekoälymallien koulutukseen |
| verkkosivujen ja palvelimen ylläpitäjä | ETA (palvelin Suomessa, palveluntarjoajan mukaan suomalaisissa konesaleissa) | ei siirtoa ETA:n ulkopuolelle | käsittelysopimus; salattu yhteys, selaimen suojausotsikot, palomuurit, järjestelmien kovennus ja valvonta, turvalukitut palvelintilat, varmuuskopiointi. Tiedot ja niiden kopiot pysyvät ETA:ssa. Palvelun päättyessä tiedot poistetaan muutaman kuukauden kuluessa, ellei laki edellytä pidempää säilytystä. |
| maksunvälittäjä | ETA; osa alikäsittelijöistä ETA:n ulkopuolella | komission riittävyyspäätös tai EU:n vakiosopimuslausekkeet | käsittelysopimus; korttitiedot eivät tule IDEALille |
| kävijätilastoinnin palveluntarjoaja | ETA:n ulkopuolella (Yhdysvallat); EU:sta tuleva data kerätään EU:ssa sijaitsevilla palvelimilla ennen käsittelyä | komission riittävyyspäätös (EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehys, palveluntarjoaja on sertifioitu); varaperusteena EU:n vakiosopimuslausekkeet | käsittelysopimus; käyttö vain suostumuksella, ei mainoskäyttöä, IP-osoitetta ei tallenneta, salaus siirron aikana ja levossa, tietoja ei yhdistetä henkilöön (kohta 9) |
| evästesuostumustyökalun toimittaja | ETA (työkalu toimii sivuston omalla palvelimella; suostumusvalinta tallennetaan vain kävijän selaimeen evästeeseen 12 kuukaudeksi) | ei siirtoa työkalun toimittajalle eikä ETA:n ulkopuolelle | suostumustietoja tai IP-osoitetta ei lähetetä työkalun toimittajalle, eikä työkalu ole yhteydessä toimittajan pilvipalveluun; salattu yhteys |
| palautteenkeruupalvelun toimittaja | perustiedot ETA:ssa; osa alikäsittelijöistä ETA:n ulkopuolella (Yhdysvallat) | EU:n vakiosopimuslausekkeet tai muu tietosuoja-asetuksen V luvun mukainen peruste | käsittelysopimus |
| puhtaaksikirjoituspalvelun toimittaja | perustiedot ETA:ssa; tekoälyavustimen alikäsittelijät ETA:n ulkopuolella (Yhdysvallat) | EU:n vakiosopimuslausekkeet tai komission riittävyyspäätös | käsittelysopimus; poistamme tallenteet palvelusta, kun pöytäkirja on valmis |
| sisäisen tietopankin toimittaja | ETA (synkronointipalvelin Euroopassa) | tiedot salataan päästä päähän ennen siirtoa, joten palveluntarjoaja ei näe sisältöä | ei osakas- eikä asukastietoja, päästä päähän -salaus, tietoja ei käytetä tekoälymallien koulutukseen |
| tekoälypalvelujen toimittajat | ETA:n ulkopuolella (Yhdysvallat ja muut maat; alikäsittelijöitä useissa maissa, asiakastuki ja sisällön valvonta myös Filippiineillä) | EU:n vakiosopimuslausekkeet | käsittelysopimus; pseudonymisointi ennen syöttöä; palveluntarjoajan yritysehtojen mukaan syötteitä ei käytetä mallien koulutukseen; poistetut keskustelut ja rajapinnan syötteet poistuvat palveluntarjoajalta noin 30 päivässä, ellei laki tai väärinkäytösten selvittäminen edellytä pidempää säilytystä (kohta 10) |
| huoltoyhtiöt, urakoitsijat, perintätoimistot, pankit, tilintarkastaja ja viranomaiset | ETA (Suomi) | ei siirtoa ETA:n ulkopuolelle | sopimukset ja lakisääteinen salassapito |
| rahoittaja | ETA | ei siirtoa ETA:n ulkopuolelle; rahoittaja kertoo omista siirroistaan omassa selosteessaan | itsenäinen rekisterinpitäjä |
Kun vakiosopimuslausekkeita käytetään, palveluntarjoaja on arvioinut kohdemaan lait. Se on tarvittaessa ottanut käyttöön lisäsuojaa, kuten salauksen. Saat pyynnöstä tiedot suojatoimista tai kopion niistä osoitteesta office@idealisannointi.fi.
7. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Kirjanpitolaki määrää säilytysajat:
- Laskut ja muut tositteet säilytetään vähintään 6 vuotta. Aika lasketaan sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
- Kirjanpidot ja tilinpäätös säilytetään vähintään 10 vuotta. Aika lasketaan tilikauden päättymisestä.
Tilikausi on kirjanpidon vuosi.
Kun isännöintisopimus päättyy: Taloyhtiön aineisto, kuten osakasluettelo, mittarilukemat, vikahistoria ja avainrekisteri, siirretään taloyhtiölle tai uudelle isännöitsijälle. IDEALin kopiot poistetaan 3 kuukauden kuluessa. Taloyhtiön omaa arkistoa säilytetään taloyhtiön päätösten ja lain mukaan.
Asiakkaiden yhteyshenkilöt
- Sopimus yksityisen ihmisen tai yksityisen elinkeinonharjoittajan kanssa: asiakkuuden ajan ja 2 vuotta sen jälkeen.
- Organisaation yhteyshenkilöt ja hallituksen jäsenet: niin kauan kuin henkilö on organisaation yhteyshenkilö, enintään asiakkuuden ajan ja 3 vuotta sen jälkeen.
- Työ- ja aikakirjaukset sekä laskutus ja kirjanpito: laskut ja tositteet kirjanpitolain mukaan 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Kirjanpidot ja tilinpäätös 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
- Tiedotteet palvelusta: asiakkuuden ajan.
- Riidat ja vaatimukset: kunnes asia on ratkaistu tai vanhentunut, enintään 3 vuotta sopimuksen päättymisestä.
Osakkaat ja asukkaat
- Osakasluettelo ja huoneistotiedot: osakasluettelo säilytetään taloyhtiön arkistossa pysyvästi. IDEALin kopiot poistetaan 3 kuukauden kuluessa isännöintisopimuksen päättymisestä.
- Vastikelaskut ja maksujen seuranta: kirjanpitolain mukaan 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
- Käyttökorvaus- ja vesilaskut: laskutustiedot kirjanpitolain mukaan 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Mittarilukemat 3 vuotta lukemasta. Huoneiston kulutushistoria ilman asukkaan tunnisteita voidaan taloyhtiön ohjeella säilyttää isännöintisopimuksen ajan. Kun sopimus päättyy, lukemat siirretään taloyhtiölle ja IDEALin kopiot poistetaan 3 kuukauden kuluessa.
- Maksumuistutukset ja perintä: kunnes saatava on maksettu tai vanhentunut. Perinnän aineisto kirjanpitolain mukaan.
- Tiedotteet: omistuksen tai asumisen ajan.
- Muutos- ja korjaustöiden ilmoitukset: taloyhtiön arkistossa niin kauan kuin tieto tarvitaan huoneiston korjaushistoriassa, taloyhtiön päätöksen mukaan. IDEALin kopiot poistetaan 3 kuukauden kuluessa isännöintisopimuksen päättymisestä.
- Aineiston luovutus sopimuksen päättyessä: IDEALin kopiot poistetaan 3 kuukauden kuluessa luovutuksesta.
Kokoukset
- Kokouskutsut ja kokousaineisto: kokousaineisto taloyhtiön arkistossa pysyvästi.
- Osallistujat, osakkeet ja valtakirjat: ääniluettelo ja valtakirjat pöytäkirjan liitteenä pysyvästi.
- Etäosallistuminen: osallistumistiedot pöytäkirjan liitteenä. Etäyhteyden tekniset tiedot 30 päivää kokouksesta. Jos etäosallistuminen tai etä-äänestys riitautetaan, kunnes päätöksen moiteaika on kulunut (moiteaika = aika, jonka kuluessa päätöksen voi riitauttaa).
- Pöytäkirja: pysyvästi taloyhtiön arkistossa.
- Tallenne ja litterointi: poistetaan, kun pöytäkirja on tarkastettu ja allekirjoitettu, viimeistään 30 päivän kuluttua kokouksesta.
Vikailmoitukset ja yhteydenotot
- Vikailmoitukset ja huoltopyynnöt: ilmoittajan henkilötiedot poistetaan tai korvataan tunnisteella 24 kuukauden kuluttua tiketin sulkemisesta. Jos tiketti liittyy vahinkoon tai korvausvaatimukseen, 3 vuoden kuluttua. Kiinteistön huoltohistoriaan tieto tallennetaan ilman henkilötietoja. Vikahistoria annetaan taloyhtiölle, kun isännöintisopimus päättyy. Sen jälkeen IDEALin kopiot poistetaan 3 kuukauden kuluessa.
- Korjauskulujen kohdistaminen osakkaalle: kirjanpitolain mukaan 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
- Kulkuluvat ja avaimet korjaustyötä varten: kunnes työ on tehty ja avain palautettu, ja 12 kuukautta sen jälkeen.
- Muut IDEALille tulevat kysymykset: 24 kuukautta siitä, kun asia suljettiin.
Verkkolomakkeet
- Lomakkeen tiedot siirretään järjestelmään, jossa asia hoidetaan. Siellä niitä säilytetään alla olevien aikojen mukaan. Lomakepalvelu ei poista lähetyksiä itsestään. Poistamme ne lomakepalvelusta säännöllisesti, kun tiedot on siirretty.
- Muuttoilmoitus, mittarilukemat ja päävesimittarin lukema: kuten osakkaiden ja asukkaiden tiedot.
- Avaintilaus: avainrekisterin merkintä niin kauan kuin avain on hallussa. Tilauksen muut tiedot 12 kuukautta toimituksesta. Laskutustiedot kirjanpitolain mukaan, 10 vuotta. Kun isännöintisopimus päättyy, avainrekisteri annetaan taloyhtiölle ja IDEALin kopiot poistetaan 3 kuukauden kuluessa.
- Häiriöilmoitus: 24 kuukautta viimeisestä toimenpiteestä. Jos asia etenee varoitukseen tai huoneiston hallintaanottoon, prosessin loppuun ja 3 vuotta sen jälkeen.
- Kulukorvaus: kirjanpitolain mukaan 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
- Asiakirjatilaus: kuten asiakirjatilaukset.
- Tarjouspyyntö: 12 kuukautta tarjouksesta. Jos sopimus syntyy, kuten asiakkaiden yhteyshenkilöt.
Asiakirjatilaukset ja verkkomaksut
- Tilaus ja asiakirjan toimitus: tilaustiedot anonymisoidaan 24 kuukauden kuluttua tilauksesta. Laskutustiedot säilytetään kirjanpitolain mukaan 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Latauslinkit vanhenevat 7 päivässä.
- Tilaajan oikeuden tarkistus: kuten tilaustiedot.
- Asiakastili: tili poistetaan 24 kuukauden kuluttua viimeisestä käytöstä. Tai heti, kun suljet tilin tai pyydät poistoa.
- Reklamaatiot ja palautukset: kunnes asia on ratkaistu ja 3 vuotta sen jälkeen.
- Maksun välitys, kuitit ja kirjanpito: kirjanpitolain mukaan, 10 vuotta.
- Maksunvälittäjän oma käsittely: maksunvälittäjän mukaan 5 vuotta.
Palaute ja markkinointi
- Palautekyselyt: vastaukset, joista vastaajan voi tunnistaa, 12–24 kuukautta. Sen jälkeen vain yhteenvedot ilman henkilötietoja. Palaute, joka on reklamaatio, kuten reklamaatiot (3 vuotta).
- Asiakassuositukset: kunnes perut suostumuksen.
- Markkinointi organisaatioiden yhteyshenkilöille: kunnes vastustat tai 2 vuotta viimeisestä yhteydenpidosta. Markkinointikiellon noudattamiseksi säilytetään vain tunniste niin kauan kuin kieltoa on noudatettava.
- Sähköinen suoramarkkinointi yksityisille ihmisille: kunnes perut suostumuksen.
- Markkinointikiellot: niin kauan kuin kielto on voimassa.
Työnhakijat
- Hakemukset, arviointi ja valinta: valitsematta jääneiden tiedot poistetaan 2 vuoden kuluttua valintapäätöksestä.
- Suosittelijoiden haastattelu: kuten hakemus.
- Valinnan tasapuolisuuden osoittaminen: 2 vuotta valintapäätöksestä.
- Hakemus tulevia hakuja varten: 12 kuukautta, uudella suostumuksella enintään 24 kuukautta, tai kunnes perut suostumuksen.
Kumppanit ja toimittajat
- Hankinnat ja yhteyshenkilöt: sopimuksen ajan ja 3 vuotta sen jälkeen.
- Sopimus yksityisen elinkeinonharjoittajan kanssa: sopimuksen ajan ja 3 vuotta sen jälkeen.
- Ostolaskut ja kirjanpito: kirjanpitolain mukaan, 10 vuotta.
- Tilaajavastuuselvitykset: 2 vuotta siitä, kun sopimuksen mukainen työ päättyi.
Verkkosivut
- Tekninen toiminta: palvelimen lokit 30 päivää. Jos selvitetään tietoturvaongelmaa, siihen liittyvät lokit selvityksen ajan.
- Tietoturva ja roskapostin torjunta: 30 päivää. Jos selvitetään tietoturvaongelmaa, siihen liittyvät lokit selvityksen ajan.
- Evästeet: kohta 9.
8. Miten tiedot suojataan? Tehdäänkö automaattisia päätöksiä?
Suojaus
- Jokainen saa vain ne käyttöoikeudet, jotka tehtävä vaatii. Oikeudet poistetaan, kun tehtävä päättyy.
- Kirjautumisessa käytetään monivaiheista tunnistautumista (esimerkiksi salasana ja puhelimen koodi) kaikissa järjestelmissä, joissa se on mahdollista.
- Yhteydet ovat salattuja.
- Järjestelmien väliset yhteydet ja automaatiot saavat ensisijaisesti vain lukea tietoja. Talous- ja laskutusjärjestelmiin kirjoitetaan vain erillisellä luvalla.
- Väliaikaiset työtiedostot poistetaan säännöllisesti.
- Henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus, ja se saa tietosuojakoulutuksen.
Tietoturvaloukkaukset
Tietoturvaloukkaus tarkoittaa, että tietoja on esimerkiksi mennyt väärälle henkilölle tai kadonnut.
- Työntekijä ilmoittaa loukkauksesta tai epäilystä heti esihenkilölleen. Loukkaus kirjataan IDEALin loukkausrekisteriin.
- Kun IDEAL vastaa tiedoista, ilmoitamme loukkauksesta Tietosuojavaltuutetun toimistolle 72 tunnin kuluessa siitä, kun saimme tietää siitä. Ilmoitusta ei tehdä, jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu riskiä ihmisten oikeuksille ja vapauksille.
- Jos riski on suuri, kerromme siitä viipymättä myös niille, joita loukkaus koskee.
- Kun IDEAL toimii taloyhtiön puolesta, ilmoitamme taloyhtiölle viipymättä. Taloyhtiö tekee ilmoituksen viranomaiselle. Me autamme sitä.
Tietoturvaloukkausten käsittelystä vastaa IDEALin tietosuojavastaava.
Automaattiset päätökset ja profilointi
Emme tee sinusta päätöksiä, jotka perustuvat pelkästään koneen tekemään käsittelyyn ja joilla on sinuun oikeusvaikutuksia tai muita yhtä merkittäviä vaikutuksia (tietosuoja-asetuksen 22 artikla). Emme myöskään profiloi sinua (profilointi = ihmisen arviointi tai luokittelu tietojen perusteella koneellisesti). Tällaisia päätöksiä olisivat esimerkiksi laskun summa, perintään siirto, työnhakijan valinta tai vikailmoituksen hylkäys. Ne tekee aina ihminen. Laskujen euromäärät lasketaan järjestelmissä etukäteen sovittujen hintojen ja sääntöjen mukaan. Ihminen tarkistaa laskut ennen lähettämistä. Jos otamme joskus käyttöön automaattisia päätöksiä, kerromme ennen käyttöönottoa, miten ne toimivat, mitä ne merkitsevät ja mitä niistä seuraa. Kerromme myös, miten saat asian ihmisen käsittelyyn.
9. Evästeet
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka verkkosivu tallentaa selaimeesi. Samat säännöt koskevat vastaavia tekniikoita, kuten selaimen omaa tallennustilaa. Ensimmäisen osapuolen evästeet tallentuvat sivustomme nimissä. Kolmannen osapuolen evästeet tallentuvat toisen palvelun nimissä.
| Luokka | Mihin? | Tarvitaanko lupasi? |
|---|---|---|
| välttämättömät | sivuston toiminta, tietoturva, evästevalinnan tallennus ja asiakirjakaupan tilaus | ei |
| kävijätilastot | sivuston käytön mittaaminen ja kehittäminen | kyllä |
| markkinointi | mainonnan kohdentaminen ja tehon mittaaminen | kyllä |
Näin lupa toimii
- Kun tulet sivustolle ensimmäisen kerran, evästeilmoitus kysyy, mitkä evästeet sallit.
- Muita kuin välttämättömiä evästeitä ei tallenneta ennen lupaa. Ennen valintaa ja kieltämisen jälkeen selaimeesi tallentuu vain eväste, joka muistaa valintasi.
- Kun sivu latautuu, tilastojen ja mainonnan luvat ovat aina oletuksena pois päältä. Kävijätilastojen ohjelma latautuu sivulle. Ilman lupaa se ei tallenna evästeitä. Se lähettää vain tilastoviestejä ilman evästeitä ja tunnisteita.
- Sivun selaaminen, vierittäminen tai siirtyminen sivulta toiselle ei ole lupa.
- Kävijätilastojen lupa ja markkinoinnin lupa ovat erillisiä. Tilastojen lupa sallii vain tilastojen evästeet. Markkinoinnin lupa sallii mainonnan evästeet. Se sallii myös tietojen käytön mainonnan kohdentamiseen ja mittaamiseen sosiaalisen median mainosalustalla ja Googlen mainontapalvelussa.
- Jos sivustolle lisätään myöhemmin uusia seurantatunnisteita, ne otetaan käyttöön vain samanlaisella luvalla.
- Kieltäminen on yhtä helppoa kuin hyväksyminen. Molemmat painikkeet ovat ilmoituksen ensimmäisellä sivulla.
- Voit muuttaa valintaa tai perua luvan milloin tahansa sivuston Evästeasetukset-painikkeesta. Peruminen on yhtä helppoa kuin luvan antaminen.
- Valintasi tallennetaan vain selaimesi evästeeseen 12 kuukaudeksi. Sen jälkeen kysymme uudelleen. Emme tallenna valintaasi palvelimellemme. Emme anna sitä ulkopuolisille.
- Laillinen syy: välttämättömissä evästeissä oikeutettu etu (6 art. 1 f). Muissa evästeissä suostumus (6 art. 1 a ja sähköisen viestinnän palveluista annetun lain evästesääntö).
Evästetaulukko
| Eväste | Tyyppi | Mihin se on? | Kuinka kauan? |
|---|---|---|---|
| julkaisujärjestelmän testieväste (kirjautumissivulla) | välttämätön, ensimmäinen osapuoli | sen tarkistaminen, että selaimesi hyväksyy evästeet kirjautumista varten | istunto |
| julkaisujärjestelmän suojattu kirjautumiseväste | välttämätön, ensimmäinen osapuoli | kirjautumisen tietoturva asiakirjakaupan asiakastilillä | 2 vuorokautta, ”muista minut” -valinnalla 14 vuorokautta (perustuu sivuston asetuksiin) |
| julkaisujärjestelmän ylläpidon asetusevästeet | välttämätön, ensimmäinen osapuoli | ylläpidon asetukset | 1 vuosi |
| evästesuostumustyökalun valintaeväste | välttämätön, ensimmäinen osapuoli | evästevalintasi tallentaminen | sama kuin valintasi voimassaoloaika (12 kuukautta) |
| verkkokaupan istuntoeväste | välttämätön, ensimmäinen osapuoli | asiakirjakaupan ostoskori ja tilausistunto | 2 vuorokautta |
| verkkokaupan ostoskorin tilaevästeet (2 kpl) | välttämätön, ensimmäinen osapuoli | verkkokaupan korin toiminta (korin sisällön tunnistaminen) | istunto |
| julkaisujärjestelmän kirjautumiseväste | välttämätön, ensimmäinen osapuoli | kirjautuminen asiakirjakaupan asiakastilille | 2 vuorokautta, ”muista minut” -valinnalla 14 vuorokautta (perustuu sivuston asetuksiin) |
| julkaisujärjestelmän kommentoijan evästeet (syntyvät vain, jos kommentoit sivustolla) | ensimmäinen osapuoli | kommentoijan tietojen muistaminen | 1 vuosi |
| verkkolomakepalvelun evästeet | välttämätön, kolmas osapuoli | verkkolomakkeiden toiminta | enintään 30 vuorokautta; lomakepalvelun oma suostumustieto 1 vuosi |
| _ga | kävijätilastointi (Google Analytics), ensimmäinen osapuoli | erottaa kävijät toisistaan tilastointia varten | 2 vuotta |
| _ga_* | kävijätilastointi (Google Analytics), ensimmäinen osapuoli | säilyttää käyntikerran tilan tilastointia varten | 2 vuotta |
| sosiaalisen median mainosalustan selaimen tunniste (seurantapikselin luoma eväste) | markkinointi, kolmas osapuoli | mainonnan kohdentaminen ja tehon mittaaminen | 90 vuorokautta |
| sosiaalisen median mainosalustan seurantaeväste ja seurantapikselin pyynnöt | markkinointi, kolmas osapuoli | mainonnan kohdentaminen ja tehon mittaaminen | 3 kuukautta |
| mainostunniste napsautetusta mainoslinkistä | markkinointi, ensimmäinen osapuoli; syntyy vain, kun tulet sivustolle mainoslinkistä ja olet hyväksynyt markkinoinnin | mainonnan tehon mittaaminen | 90 vuorokautta |
| mainosalustan viimeisimmän lähteen tieto (selaimen paikallinen tallennustila) | markkinointi, ensimmäinen osapuoli; vain markkinoinnin suostumuksella | tiedon tallentaminen siitä, mistä tulit sivustolle viimeksi (yleinen luokka ja aika) mainonnan tehon mittaamiseksi | enintään 90 vuorokautta |
| mainosalustan aiempien mainoslinkkien tunnisteet (selaimen paikallinen tallennustila) | markkinointi, ensimmäinen osapuoli; vain markkinoinnin suostumuksella | aiempien mainoslinkkien tunnisteiden säilyttäminen mainonnan tehon mittaamiseksi | 90 vuorokautta |
| Googlen mainonnan mittaustunnisteet (esim. _gcl_*) | markkinointi, ensimmäinen osapuoli; vain markkinoinnin suostumuksella | mainonnan tehon mittaaminen, ei mainosten personointia | enintään 90 vuorokautta |
| sivuston oma markkinoinnin seurantatunniste (selaimen tallennustila) | markkinointi, ensimmäinen osapuoli; tallentuu vasta, kun teet sivustolla kiinnostusta osoittavan toiminnon (esimerkiksi yhteydenoton), ja vain jos olet hyväksynyt kävijätilastoinnin tai markkinoinnin | mainonnan kohdentaminen ja tehon mittaaminen | 30 vrk |
Verkkolomakkeet toimivat lomakepalvelun järjestelmässä. Se asettaa omia evästeitä, joita lomakkeet tarvitsevat toimiakseen. Niitä ei käytetä markkinointiin.
Sivustomme ei aseta maksunvälittäjän evästeitä. Maksunvälittäjä ei aseta evästeitä sivustomme kassalla. Kun siirryt maksamaan, pääset maksunvälittäjän tai pankin maksusivulle. Siellä maksunvälittäjä tai pankki voi asettaa omia evästeitään omien ohjeidensa mukaan.
Selaimen tallennustila
Evästeiden lisäksi sivusto käyttää selaimen omaa tallennustilaa. Osa tiedoista säilyy vain istunnon ajan (istunto = aika, kun selain on auki).
- Välttämättömiä ovat verkkokaupan korin merkinnät (korin tila ja sisältö). Välttämätön on myös istunnon ajan säilyvä selaimen ominaisuuksien tarkistus.
- Jos annat mainonnan luvan, sosiaalisen median mainosalustan mittauskoodi tallentaa tiedon siitä, mistä tulit sivustolle viimeksi. Tieto on vain yleinen luokka (mainosalusta, muu sivusto tai suora käynti) ja sen aika.
- Lisäksi tallennetaan aiempien mainoslinkkien tunnisteet.
- Tiedot poistuvat 90 vuorokauden kuluttua. Voit poistaa ne itse tyhjentämällä selaimen tallennustilan.
Google Analytics
Käytämme luvallasi Google Analytics -palvelua kävijätilastoihin. Tilastoista näemme, miten sivustoa käytetään. Niiden avulla parannamme sivuston sisältöä ja toimivuutta.
- Mitä tietoja: katsotut sivut, käynnin kesto ja kulku, sivu, jolta tulit, laitteen ja selaimen tiedot, karkea sijainti ja evästetunniste.
- Käyttö: Emme yhdistä tilastoja nimeesi tai yhteystietoihisi. Emme anna lomakkeille kirjoittamiasi tietoja tilasto- tai mainontapalveluille. Lomakkeista tilastoidaan vain se, että lomake lähetettiin. Emme käytä tilastoja mainonnan kohdentamiseen. Googlen signaalit ja mainosten personointi (mainosten valinta sinun tietojesi mukaan) ovat pois päältä. IP-osoitetta ei tallenneta. Tilastot on yhdistetty yhtiön Googlen mainostiliin vain mainonnan tehon mittaamista varten.
- Rooli: Palveluntarjoaja on käsittelijämme. Sen käsittelyehdot on hyväksytty.
- Siirrot: Tietoja käsitellään myös Yhdysvalloissa. Siirron peruste on kohdassa 6.
- Säilytys palvelussa: Tilastotiedot säilytetään palvelussa enintään 14 kuukautta. Evästeiden omat säilytysajat ovat taulukossa yllä.
- Kieltäminen: Jos et anna lupaa, tilastoevästeitä ei tallenneta. Jos perut luvan, tilastointi lopetetaan. Voit poistaa jo tallennetut evästeet selaimen asetuksista.
Sosiaalisen median mainosalusta
Jos annat markkinoinnin luvan, sivusto kertoo sosiaalisen median mainosalustalle käynnistäsi. Se kertoo sivun osoitteen, edellisen sivun, selaimen tekniset tiedot ja selaimeen tallennetun mainostunnisteen (enintään 90 vuorokautta). Se kertoo myös tietyistä toiminnoista. Esimerkiksi myyntisivun lukemisesta, tarjouspyynnön aloittamisesta tai yhteydenottolinkin napsauttamisesta. Emme anna nimeäsi, yhteystietojasi, lomakkeille kirjoittamiasi tietoja emmekä verkkokaupan tilauksia. Ilman lupaa mainosalustalle ei kerrota mitään.
Ajantasaisuus: Tarkistamme sivuston evästeet ja seurantatunnisteet aina, kun sivustolle lisätään uusi palvelu, ja vähintään kerran vuodessa. Päivitämme tämän osion tarkistuksen mukaan. Tunnisteet, joita ei käytetä, eivät tallenna evästeitä eivätkä kerää tietoja.
10. Tekoäly: ehdotus, ei päätös
Tekoäly tekee työntekijällemme ehdotuksen. Päätöksen tekee aina ihminen.
Mihin käytämme tekoälyä:
- Luonnokset: vastausten, tiedotteiden, kokouskutsujen ja raporttien luonnokset.
- Yhteenvedot: tikettien, kokousten litterointien ja asiakirjojen yhteenvedot.
- Haku: tiedon etsiminen omista ohjeistamme ja järjestelmistämme.
- Tarkistukset: esimerkiksi laskutustietojen vertailu järjestelmästä toiseen.
- Luokittelu: yhteydenottojen ohjaaminen oikealle hoitajalle.
Käytämme kolmenlaisia tekoälypalveluja:
- IDEALin omia botteja, jotka käyttävät ulkopuolisten palveluntarjoajien kielimalleja (kielimalli = tekoäly, joka ymmärtää ja tuottaa tekstiä)
- kaupallisia tekoälypalveluja
- muiden palvelujen tekoälyominaisuuksia, kuten tikettijärjestelmän ja puhtaaksikirjoituspalvelun avustimia.
Emme käytä tekoälyä:
- sinua koskeviin päätöksiin, kuten laskun summaan, perintään, työnhakijan valintaan tai vikailmoituksen hylkäämiseen
- työnhakijoiden arviointiin tai pisteyttämiseen
- laskujen, vastikkeiden tai vesimaksujen euromäärien laskemiseen. Ne lasketaan taloushallinnon ja laskutuksen järjestelmissä sekä isännöinnin asiakirja- ja kiinteistöjärjestelmässä etukäteen sovittujen hintojen ja sääntöjen mukaan. Tuntilaskutus perustuu laskutusjärjestelmään kirjattuun ja siellä pyöristettyyn aikaan.
- terveystietojen tai muiden arkaluonteisten tietojen käsittelyyn
- oikeita ihmisiä esittävien kuvien, äänten tai videoiden tekemiseen.
Seitsemän lupaustamme
- Tietojasi ei käytetä tekoälyn opettamiseen. Annamme henkilötietoja vain tekoälypalveluille, joiden sopimus kieltää syötteiden ja tulosten käytön mallien opettamiseen tai kehittämiseen. Muita tekoälypalveluja emme käytä henkilötietoihin.
- Tietoja käytetään vain pyydettyyn tehtävään. Tekoäly käsittelee tietoja vain siihen tehtävään, jota työntekijä pyysi. Tietoja ei käytetä muuhun.
- Annamme vain tarvittavat tiedot ja korvaamme tunnistetiedot. Tekoälylle annetaan vain se, mitä tehtävä vaatii. Nimet, yhteystiedot ja huoneistotiedot korvataan tunnisteilla ennen kuin tiedot menevät tekoälypalveluun. Henkilötunnukset, tilinumerot ja kulkukoodit poistetaan kokonaan. Tunnisteet yhdistetään takaisin ihmisiin vain IDEALin omassa salatussa ympäristössä. Tekoälyn tuottama aineisto tarkistetaan automaattisesti henkilötietojen varalta ennen tallennusta tai jakamista.
- Ihminen päättää. Työntekijä tarkistaa jokaisen tekoälyn luonnoksen, yhteenvedon ja tarkistuksen ennen käyttöä. Työntekijä vastaa lopputuloksesta. Tekoälytyökaluilla on järjestelmiin vain lukuoikeus. Ne kirjoittavat järjestelmiin vain erillisellä luvalla.
- Tiedät, missä tulokset ovat. Hyväksytyt tulokset tallennetaan siihen järjestelmään, jossa asiaa muutenkin hoidetaan. Esimerkiksi tikettiin, asiakirjajärjestelmään tai pöytäkirjaan. Niitä säilytetään saman ajan kuin muitakin asian tietoja (kohta 7). Tekoälypalvelun toimittaja säilyttää syötteitä ja tuloksia vain lyhyen aikaa väärinkäytösten valvontaa varten: enintään 30 päivää palveluntarjoajien ehtojen mukaan, tai lyhyemmän ajan, jos palveluntarjoaja tarjoaa sen. Sen jälkeen ne poistetaan. Väliaikaiset työtiedostot poistetaan, kun tehtävä on valmis.
- Kerromme tekoälyn käytöstä (EU:n tekoälyasetus, 50 artikla). Meillä ei ole asiakkaille näkyvää chatbottia (keskusteleva tekoäly). Jos otamme sellaisen käyttöön, se kertoo olevansa tekoäly viimeistään ensimmäisessä viestissä. Merkitsemme julkisen sisällön, joka on tehty tai olennaisesti muokattu tekoälyllä. Esimerkiksi merkinnällä ”Tuotettu tekoälyn avulla”.
- Henkilöstömme on koulutettu (EU:n tekoälyasetus, 4 artikla, sellaisena kuin se on muutettuna asetuksella (EU) 2026/1744). Jokainen tekoälyä käyttävä työntekijä koulutetaan ennen käytön aloittamista ja sen jälkeen vähintään kerran vuodessa. Koulutuksessa käydään läpi, miten tekoäly toimii ja mitkä ovat sen rajat. Esimerkiksi väärät tai keksityt vastaukset, tietojen vähentäminen ja tunnisteiden käyttö, tulosten tarkistus ja tilanteet, joissa tekoälyä ei saa käyttää. Koulutuksesta vastaa tietosuojavastaava. Se perustuu IDEALin sisäiseen ohjeeseen tiedonkäsittelystä ja tekoälystä. Koulutus kirjataan.
Missä tekoälypalvelut ovat?
Tekoälypalvelujen toimittajat käsittelevät tietoja pääosin ETA:n ulkopuolella, Yhdysvalloissa. Siirrot perustuvat EU:n vakiosopimuslausekkeisiin. Suojana ovat tunnisteiden käyttö ennen syöttöä, opetuskielto ja syötteiden lyhyt säilytys. Tarkemmat tiedot ovat kohdan 6 siirtotaulukossa. Muiden palvelujen tekoälyominaisuudet noudattavat sen palvelun sijaintia ja siirtoperustetta, jonka osa ne ovat.
Miten arvioimme riskit?
Arvioimme tietosuojan riskit ennen kuin otamme käyttöön uuden tekoälypalvelun, botin tai tekoälyominaisuuden. Jos käsittely voi aiheuttaa suuren riskin ihmisten oikeuksille ja vapauksille, teemme ennen käyttöönottoa vaikutustenarvioinnin (tietosuoja-asetuksen 35 artikla). Se on tarkka selvitys riskeistä ja niiden pienentämisestä. Taloyhtiöiden tiedoissa autamme taloyhtiötä sen omassa arvioinnissa.
Kysy tai kiellä
Voit kysyä, onko asiassasi käytetty tekoälyä ja mihin. Voit myös vastustaa sitä, että tietojasi käsitellään tekoälyllä. Lähetä pyyntö osoitteeseen office@idealisannointi.fi. Jos vastustat, hoidamme asiasi jatkossa ilman tekoälyä, ellei meillä ole pakottavaa syytä käsittelyyn. Kerromme päätöksestä ja sen syistä. Jos asia koskee taloyhtiön rekisteriä, toimimme taloyhtiön ohjeiden mukaan.
11. Oikeutesi ja niiden käyttö
- Saat nähdä tietosi: saat tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saat niistä kopion.
- Korjaus: voit pyytää, että väärät tai puutteelliset tiedot korjataan.
- Poisto: voit pyytää tietojesi poistoa. Tämä ei koske tietoja, jotka laki vaatii säilyttämään, kuten kirjanpitoa tai osakasluetteloa.
- Rajoitus: voit pyytää käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi jos olet sitä mieltä, että tiedot ovat väärin.
- Siirto: voit pyytää, että itse antamasi tiedot siirretään toiseen järjestelmään. Tämä koskee käsittelyä, joka perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja tapahtuu automaattisesti.
- Suostumuksen peruminen: voit perua suostumuksen milloin tahansa. Peruminen ei koske käsittelyä, joka tehtiin ennen sitä.
- Suoramarkkinoinnin kielto: voit aina kieltää suoramarkkinoinnin tietosuojan osoitteeseen tai markkinointiviestin peruutuslinkillä. Lopetamme heti. Emme kysy syytä.
- Vastustaminen: kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, voit vastustaa sitä oman erityisen tilanteesi vuoksi. Lopetamme käsittelyn, ellei meillä tai taloyhtiöllä ole erittäin tärkeää ja perusteltua syytä, joka on etuasi painavampi, tai ellei käsittely ole tarpeen oikeudellisen vaatimuksen tekemiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Kerromme päätöksestä ja sen syistä. Tekoälyn vastustamisesta kerrotaan kohdassa 10.
- Automaattiset päätökset: kohta 8.
Näin käytät oikeuksiasi
- Lähetä pyyntö kirjallisesti osoitteeseen office@idealisannointi.fi.
- Kerro, mitä pyydät ja missä roolissa tietosi ovat meillä. Esimerkiksi asiakas, osakas, asukas tai hakija.
- Tarkistamme henkilöllisyytesi ennen kuin annamme tai muutamme tietoja.
- Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on laaja tai vaikea, voimme jatkaa aikaa enintään kahdella kuukaudella. Kerromme jatkosta ja sen syystä kuukauden kuluessa.
- Jos pyyntö koskee osakkuuttasi, asumistasi, vastikkeita tai taloyhtiön kokouksia, tiedoista vastaa taloyhtiö. Voit lähettää pyynnön taloyhtiön hallitukselle tai meille. Me välitämme sen hallitukselle ja hoidamme sen taloyhtiön ohjeiden mukaan.
- Pyynnöt ovat maksuttomia. Jos pyynnöt ovat selvästi perusteettomia tai kohtuuttomia, perimme kohtuullisen maksun tai kieltäydymme. Kerromme syyn.
Valitus
Jos mielestäsi tietojasi käsitellään vastoin lakia, voit valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon. Voit valittaa myös siinä EU-maassa, jossa asut tai työskentelet tai jossa rikkomus tapahtui. Toivomme, että otat ensin yhteyttä meihin, jotta voimme selvittää asian yhdessä. Tietosuojavaltuutetun toimisto: tietosuoja.fi, postiosoite PL 800, 00531 Helsinki, vaihde 029 566 6700.
12. Yhteystiedot ja päivitykset
Yhteystiedot: IDEAL Isännöinti Oy (Y-tunnus 3104570-3), office@idealisannointi.fi. Postiosoite: IDEAL isännöinti Oy, Keskuskatu 2–4, 42100 Jämsä. Tietosuojavastaavan tavoitat osoitteesta office@idealisannointi.fi.
Versio: v0.4, päivitetty 3.11.2026.
Ylläpito. Tarkistamme selosteen:
- aina, kun otamme käyttöön uuden palvelun, botin tai tekoälyominaisuuden tai lopetamme jonkin palvelun
- aina, kun käsittelyn tarkoitus, laillinen syy, vastaanottajat tai siirrot muuttuvat
- kun tietosuojaa tai tekoälyä koskevat lait tai viranomaisten ohjeet muuttuvat
- vähintään kerran vuodessa.
Jokainen muutos kirjataan muutoslokiin versionumeron ja päivän kanssa. Tärkeistä muutoksista kerromme verkkosivuilla ja taloyhtiöiden hallituksille. Selosteen ylläpidosta vastaa IDEALin tietosuojavastaava.