Sähköinen dokumenttiarkisto

Sähköinen dokumenttiarkisto on monipuolinen, helppokäyttöinen ja tehokas tapa hallita asiakirjojen säilytystä. Sähköinen arkisto järjestetään pilvipalveluna SaaS (Software as a service) periaatteella, jolloinka asiakirjat, päätökset ja muut asiakirjat ovat verkon kautta saatavilla aina tarvittaessa, kuin myös uudet asiakirjat jotka päivittyvät automaattisesti arkistoon lyhyen ajan sisällä laatimisesta.

Sähköisen dokumenttiarkiston avulla taloyhtiön hallitukset päätöstenteko voi olla vaivatonta, koska hallituksen jäsenillä on käsissään ajantasainen tieto taloyhtiön päätöksistä ja ilmoituksista, kuin myös menneistä asioista, olipa kyse viimeisimmästä asiakirjasta taloyhtiön hallituksen ensimmäiseen päätökseen asti.

  • Sähköisessä dokumenttiarkistossa asiakirjasi ovat sähköisesti arkistoituna yhdessä paikassa ja aina käytettävissä, ajasta ja paikasta riippumatta.
  • Arkistoitujen dokumenttien etsiminen on helppoa, tehokasta ja mahdollista katsoitpa arkistoa puhelimella tai tietokoneella.
  • Sähköinen dokumenttiarkisto vähentää hallinnan, arkistoinnin ja käsittelyn kustannuksia ja niiden kautta koituvia viiveitä päätöksen teossa. Sisältö päivittyy reaaliajassa kun isännöitsijä työskentelee taloyhtiön eduksi.
  • Sähköinen dokumenttiarkisto seuraa nykypäivän tietoturvan vaatimuksia, jolloin vain pääsyoikeuden omistavat henkilöt pääsee näkemään asiakirjoja.
  • Hallituksen jäsenenä saat myös joka viikko automaattisesti laaditun koosteen taloyhtiösi viikon asioista, jotta sinä tiedät minkä hallitus tietää.

Sähköisen dokumenttiarkiston sisältö on tällä hetkellä vielä vain hallituksen jäsenille. Palvelu päivitetään saavutettavaksi myös asukkaille ja osakkaille lähitulevaisuudessa.

Askeleet sähköiseen arkistoon.

Haluamme varmistaa selkeän ohjeistuksen sähköisen dokumenttiarkiston käyttöönottoon. Koska vaiheet osakkaille, asukkaille ja hallitukselle ovat erilaiset, ole hyvä ja valitse alla olevasta painikkeesta roolisi.

Hallitus

Kirjaudu sisään asukasportaalissa Hausvise-alustalle käyttäen tunnuksiasi.

Hausvise-palvelun etusivun vasemmassa reunassa näet “Tiedotteet”-valikon johon saat tiedotteet viikoittain uusista tiedosto lisäyksistä sähköisessä dokumenttiarkistosta.

Viikkotiedotteessa näet ohjeistukset viikkotiedostojen katsomiseen.

Viestin liitteenä on uusien tiedostojen listaus .pdf muodossa.

Viikkotiedote näyttää tältä. Lue ohjeet huolellisesti ja kirjaudu ensin sisään dokumenttiarkistoon ohjeissa näkyvää korostettua “tästä linkistä” painikkeesta vahvistaaksesi henkilöllisyytesi. (ks. seuraava kuva)

Tämän jälkeen pääset käsiksi dokumentteihin tiedostojen hyperlinkkiä painamalla.

Mobiililaitteita käyttäessä kirjautuminen voi uudelleenohjata onedrive palveluun. Tämä johtuu tapauskohtaisesti puhelimen valmistajan asetuksista.

Mikäli näin tapahtuu, paina linkkiä sormella pohjassa hetken aikaa ja valitse aukeavasta valikosta “Avaa incognito-välilehdellä” jatkaaksesi.

Varmistaaksemme tietoturvallisen pääsyn sähköiseen dokumenttiarkistoon. Käytäthän vahvistuksessa samaa sähköpostiosoitetta kirjautumiseen kuin hausvise asukasportaali palvelussa.

Tiedostojärjestelmään kirjautuminen
Linkki avautuu Microsoftin sivuille.

1 Syötä sama sähköposti, jolla kirjaudut Hausviseen ”Anna sähköposti” kenttään ja paina Seuraava

2 a) Microsoftin tili liitettynä sähköpostiin: Kirjaudu tilille normaalisti.
b) Ei Microsoft-tiliä: Valitse ”Lähetä koodi” (koodi saapuu sähköpostiin hetken kuluttua) ja syötä koodi sille varattuun kenttään (Anna koodi)
3. Klikkaa “Lähetä koodi”
4. Syötä sähköpostiisi saapunut koodi “anna koodi” kenttään
5. Klikkaa “Kirjaudu sisään”

Mikäli kirjautumisen kanssa on ongelmia, löydät yleisiä ratkaisuja täältä.
Tämän jälkeen pääset vapaasti käsiksi uuteen sähköiseen dokumenttiarkistoon.

Olet nyt kirjautunut sähköiseen dokumenttiarkistoon, täältä pääset näkemään kaikki tiedostot jotka taloyhtiösi hallitus tai isännöitsijä on laatinut.

Kuin myös esimerkkikuvassa, sähköisessä arkistossa pääset näkemään asiakirjoja, jotka liittyvät taloyhtiön toimintaan. Pitäen jokaisen hallituksen jäsenen ajantasalla taloyhtiön tapahtumien muutoksista. Sisältö päivittyy reaaliajassa kun isännöitsijä työskentelee taloyhtiön eduksi.

Viikottaisen uusien tiedostojen raportin lisäksi, pystyt myös kirjautumaan sähköiseen dokumenttiarkistoon hausvisen tiedostot-välilehdeltä. Kilkkaa tiedostot näkymässä Yleinen-osiota jonka takaa löydät linkin “Hallituksen aineisto (linkki ohjaa erilliseen palveluun)”.

Osakkaat ja Asukkaat

Kirjaudu sisään asukasportaalissa Hausvise-alustalle käyttäen tunnuksiasi.

Hausvise-palvelun etusivun vasemmassa reunassa näet “Tiedotteet”-valikon johon saat tiedotteet viikoittain uusista tiedosto lisäyksistä sähköisessä dokumenttiarkistosta.

Viikkotiedotteessa näet ohjeistukset viikkotiedostojen katsomiseen.

Viestin liitteenä on uusien tiedostojen listaus .pdf muodossa.

Viikkotiedote näyttää tältä. Voit klikata dokumentissa näkyviä tiedostonimiä joiden kautta avaat kyseiset uudet tiedostot sähköisessä asiointipalvelussa, jonka jälkeen pääset käsiksi taloyhtiösi julkisiin dokumentteihin dokumenttipalvelussa.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Usein kysyttyä:

Vieritä ylös