Läpinäkyvä kilpailutus

Taloyhtiön hankinnat ja korjaushankkeet (esimerkiki putkiremontti, pihakivetykset, katon korjaukset, maalaustyöt yms.) ovat arkipäivää valtaosassa asunto-osakeyhtiöissä, siksipä hankintojen tehokas kilpailutus on tärkeää paitsi hankintojen hyödyn, kuin myös talouden kannalta. Jos isännöintiyritys ei hoida kilpailutusta tehokkaasti tai valitsee ensimmäisen vaihtoehdon, voi taloyhtiö joutua maksamaan hankinnoista enemmän kuin tarvitsisi, samalla saaden alhaisemman tuloksen hankintaprosessista. Pahimmassa tapauksessa isännöintiyritys tekee hankintaprosessin omatoimisesti niin, että hallitus ei saa läpinäkyvästi tietoa kaikista hankkeen vaiheista vaan tietää ainoastaan hankkeen toteutumisajankohdan. Molemmat nämä esimerkit ovat liian yleisiä tilanteita, joita me IDEALilla haluamme olla edelläkävijöinä muuttamassa isännöinnin alalla.

Isännöintiyritys vastaa hallituksen alaisena hankinnoissa niiden valmistelusta, toteutuksesta ja seurannasta. Tämän kautta isännöitsijän vastuu on varmistaa kilpailutus-prosessissa sen, että taloyhtiö saa tarvitsemansa palvelun, samalla tähdäten tuloksellisuuteen ja palvelun laatuun.

Meidän palvelumme on kehitetty siihen, että taloyhtiön hallitus ei jää paitsi hankintaprosessin etenemisestä, saa ajantasaiset asiakirjat ja tiedot, kuin myös saa sananvaltaa hankintoihin liittyvissä asioissa. Kilpailutus voi näin olla prosessi, jossa saavutetaan yhdessä haluttu tavoite tehokkaasti.

Meillä IDEAL-isännöinnillä suhtaudumme kilpailutukseen tarkalla ja tuloksellisella otteella. Kilpailutuksen aikana tiedotamme toiminnastamme läpinäkyvästi, että taloyhtiön hallitus pysyy ajan tasalla prosessin etenemisestä.
Meidän kanssamme, sinä tiedät sen minkä mekin ja näin hallitus voi johtaa ajantasaisen tiedon varasssa.

Yleiset hankkeiden sudenkuopat

Hankkeen suunnittelu puutteellista

Yleisin hankesuunnittelun sudenkuoppa on, jos hankkeen suunnittelu tehdään puutteellisesti. Mikäli suunnitelmat on laadittu liian suppeasti taloyhtiö voi joutua maksamaan korkeamman hinnan hankinnoista johtaen elinkaaren aikana muihin kuluihin.
Jos suunnittelu tehdään hätiköiden yli tarpeen, tuloksena on suuremmat hankintakulut ja saatetaan ylikorjata, eli saatetaan maksaa isommasta hankkeesta kuin olisi tarvinnut.

Hankkeen koko puutteellisesti määritelty

Hankesuunnittelun alussa tehty määrittely tekee pohjaan hankkeen palveluntarjonnan kilpailuttamiselle. Jos hanke määritetään liian monimutkaisesti, hankkeen palvelutarjonta voi supistua johtaen myös korkeaan kokonaishintaan.
Jos hanke määritellään liian suppeasti tai yksilöidään vastaamaan vain tietyn palvelutarjoajan tarjontaan, esimerkiksi valitaan palvelu tai tuote jota vain yksi yritys valmistaa. Tämä johtaa suppeaan tarjontaan ja mahdollisesti myös korkeampiin kokonaiskustannuksiin.

Isännöitsijän ammattitaito puutteellista

Hankkeiden toimeksiannossa suurena heikkoutena on myös, mikäli isännöitsijän ammattitaito on puutteellista ostettavan palvelun sisällöstä. Mikäli tämän tapahtuessa isännöitsijä ei konsultoi asian ammattilaisia voi tämä johtaa ääritilanteessa korkeisiin kustannuksiin ja siihen että ostetaan palveluita, mitä ei välttämättä olisi tarvittu. Tämä johtaa ääritilanteessa kohteen ylikorjaamiseen, eli ostetaan liian kallista ja laajaa palvelua kuin mitä tarve vaatii.

Isännöitsijä ei panosta kilpailutukseen

Jos isännöitsijä ei panosta kilpailutukseen tai kiirehtii kilpailutuksessa palvelutarjonnan valikoimassa, tämä voi laskea kilpailutuksen hyötyä huomattavasti.
Esimerkiksi jos kilpailutus tehdään vain pienellä tarjonnalla (esim. vain samalta paikkakunnalta) voi palveluntarjoajien määrä voi olla liian pieni haluttuun lopputulokseen, pahimmassa tilanteessa tuoden vain yhden vaihtoehdon jolloin kilpailutus on epäonnistunut. Lisäksi jos urakointia pyydetään toimijalta joka ei ole erikoistunut tehtävään, voi urakoitsijalta puuttua tarkka hinta vaaditulle työlle. Näiden asioiden tuloksena saattaa hankintojen hinta voi jopa moninkertaistua ja työn määrä voi olla erilainen kuin suunniteltu.

Kilpailutuksen ideaalitilanne

Aivan kuin missä tahansa hankkeessa, niin myös taloyhtiön hankkeissa on hyvin tärkeää että hallitus panostaa työnjohtoon, suunnitteluun sekä laadukkaaseen työhön. Tämä mahdollistaa hankkeen etenemisen suunnitellusti ja pitää kulut kurissa koko projektin elinkaaren ajan. Pelkästään jo laadukkaan suunnittelun tulokset näkyvät säästöinä kilpailutuksen valmistuessa.

Kerroimme aiemmin hankkeiden sudenkuopista jotka ovat valitettavan yleistä isännöinnin alalla. Alla näet asiat mitä IDEAL-isännöinti tekee toisin, näin ollen edelläkävijänä tuomassa isännöinnin alaa nykypäivään päivitetyillä toimintatavoilla.

Pohjana hyvä suunnittelu

Hankkeen alkupuolella pidämme kokouksen taloyhtiön hallituksen kanssa, jotta saamme selkeän kuvan palveluista jota taloyhtiö kaikkine sisältöineen tarvitsee. Suunnittelun kautta pystymme sanomaan varmasti mitä tarvitsemme vai tarvitaanko hankintaan mahdollisesti ulkoisia suunnittelijoita ja asiantuntijoita. Jo alusta lähtien taloyhtiön hallitus näkee meidän läpinäkyvyyden tiedonjaossa, koska kaikki asiakirjat ja tiedot ovat hallituksen näkyvillä hetki kun ne on kirjattu järjestelmäämme.

Hyvä suunnittelu määrittää laajuuden

Suunnittelun kautta hankkeen laajuus määritetään, jolloin kaikki osapuolet ovat samalla viivalla hankkeen laajuudesta ja etenemisestä. Tämän kautta pystytään tekemään tehokkaasti päätöksiä hankintoihin liittyen jotka eivät ole alle, taikka yli tarpeen.

Asiantuntijat isännöitsijän tukena

Vaikka meillä IDEAL-isännöinnillä on laaja osaaminen, voimme kohdata tilanteita hankkeissa, joissa meidän tietotaito asian kohdalta on puutteellista. Näissä tilanteissa emme peittele asiaa, vaan konsultoimme ulkoisia asiantuntijoita. Näin pystymme tarjoamaan palvelua, jossa tilanteesta riippumatta toimimme vahvan tiedon varassa.

Laadukas kilpailutus tuo selvät säästöt

Meiltä tilatessa kilpailutuksen, me pyrimme samaan laatuun kuin muissakin palveluissamme.
Kilpailutuksessa me valikoimme tarvittaessa laajasti koko Suomen alueelta kilpailutuksen vaihtoehdot, mikäli hankkeen laajuus niin vaatii.
Lisäksi koko kilpailutuksen aikana, taloyhtiön hallitus, suunnittelijat ja mukana olevat asiantuntijat näkevät samat asiakirjat ja asiat koko hankkeen osalta. Uskomme läpinäkyvään ja tehokkaaseen tiedonkulkuun. Kun tietoa on tarpeeksi, saadaan yhdessä tehtyä parempia päätöksiä. Meidän kanssamme sinä et jää pimentoon, vaan tiedät sen minkä mekin.

Haluatko päivittää taloyhtiösi palvelut nykypäivään?

Meillä sähköisyys on enemmän ja siksi kehitämme aktiivisesti itse palveluitamme

IDEAL isännöinti
5.0
Based on 9 reviews
powered by Google
Kati SalonenKati Salonen
17:02 04 Nov 22
Asiat hoituu nopeasti ja ammattitaitoisesti! 🙂
Maarit ViljamaaMaarit Viljamaa
14:36 31 Oct 22
Palvelua isolla P:llä ja sähköiset palvelut ihan parhaat. Suositus 10+
Satu Nuppula-LiponenSatu Nuppula-Liponen
04:58 26 Oct 22
Nopea, ystävällinen palvelu. Sähköiset palvelut plussaa.
Ismo LahtinenIsmo Lahtinen
11:39 25 Oct 22
Tähän isännöintiin saa aina yhteyden.
Lasse EskolaLasse Eskola
09:06 21 Oct 22
Yhteistyö IDEAL isännöinnin kanssa toimi hyvin ja saumattomasti. Suosittelen!
js_loader
Scroll to Top
Vieritä ylös