Yleinen tietosuojaseloste

IDEAL isännöinti Oy

Keskuskatu 2-4

42100 Jämsä

 

 

Asiakkaat:

Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut IDEAL isännöinti Oy:ltä. Osana palvelujamme käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössänne.

Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa taloyhtiön ja isännöintiyrityksen etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön tai jos asukas tai osakas sitä pyytää.

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiön virallisille edustajille, jotta he voivat hoitaa tehtävänsä sekä taloyhtiön palveluntarjoajille, kuten huoltoyhtiölle ja kirjanpitotoimistolle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

 

Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme. Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:

  • huoneiston tiedot

  • huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet ja syntymäajat

  • sähköpostiosoitteet

  • puhelinnumerot

  • sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat

  • Huoneistokohtaiset veden kulutuslukematiedot, mikäli vesi laskutetaan taloyhtiössä kulutuksen perusteella

  • Huoneiston kunnossapito- ja muutostyötiedot

  • Lisäksi meillä on eri aikoina toimintamme kehittämiseksi kerättyjä asiakaspalautetietoja ja kehitysehdotuksia, jotka saattavat ainakin väliaikaisesti sisältää henkilötietoja.

 

Näitä tietoja säilytämme asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötiedoittain ja sen mukaan, mikä on
tietyn henkilötiedon käsittelyn tarkoitus. Pääsääntöisesti sopimussuhteen perusteella kerätyt
henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen voimassaoloajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään
kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi. Palvelun tuottamiseksi kerätyt
henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin käyttäjä käyttää palvelua. Lakisääteisen velvoitteen
perusteella kerätyt henkilötiedot lain edellyttämän tai mahdollistaman ajan.


Potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilötiedot säilytetään niin kauan, kuin kyseinen
henkilö tietojemme mukaan on siinä asemassa, jonka vuoksi hänet on rekisteriin kirjattu tai niin kauan,
kuin ko. tietoja hyödynnetään asiakasviestinnän ja markkinoinnin tarkoituksissa. Annetut tarjoukset
niiden sisältämine henkilötietoineen säilytetään niin pitkään kuin on tarjousprosessin kannalta tarpeen.


Asiakkaan tunnistamista koskeva lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään välitystoimeksiantorekisterien
sisältämät henkilötiedot viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Tämän jälkeen tietoja säilytetään
niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.


Asiakas palautteet ja reklamaatiot säilytetään, kunnes kyseinen palaute tai reklamaatio on käsitelty tai
niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi. Mahdolliset asiakaspalvelun
puhelutallenteet säilytetään 180 vuorokautta sekä sen jälkeen niin pitkään kuin on tarpeen
mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi. 

 

Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille ja  taloyhtiösovellukseen kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.

 

Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksemme ja kirjanpitotoimistomme työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme turvallisessa ja lukitussa tilassa.

 

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat rekisteröidyn oikeus pyytää pääsy omiin tietoihinsa, oikeus pyytää itseään koskevien virheellisten tietojen oikaisemista, oikeus vastustaa tai rajoittaa tietojensa käsittelyä silloin, kun laki ei sitä edellytä, sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

 

Mikäli sinulla on henkilötietojenne käsittelystä kysyttävää tai keskusteltavaa, otathan yhteyttä IDEAL isännöinti Oy:n asiakaspalveluun. Vastaamme mielellämme!

 

 

Evästeet ja selailun seuranta:

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka selain tallentaa käyttäjänsä päätelaitteelle. Yrityksenä voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja kyseisten evästeiden avulla. Ne sisältävät usein nimettömän tunnisteen, jonka avulla pystymme laskemaan esimerkiksi sivustollamme vierailevat selaimet.

Evästeet koostuvat sivun toiminnan kannalta välttämättömistä-, sekä sellaisista evästeistä, joiden avulla mitataan kävijämäärää, analysoidaan sivuston käyttöä, tai kohdennetaan mainontaa. Evästeet auttavat meitä kehittämään palveluitamme oikeaan suuntaan, sekä tarjoamaan sivustokävijöille kaipaamaansa sisältöä.

Pyydämme suostumuksen eri evästetyyppien käyttöön, jonka yhteydessä voit erikseen valita haluamasi. Käyttäjänä sinulla on oikeus muuttaa henkilökohtaisia evästeasetuksiasi koska tahansa. Tiedostathan, että evästeet mahdollistavat osaltaan yksilöllisen käyttökokemuksen, mutta niistä ei ole mahdollista tunnistaa itse henkilöä.

Käyttäjän päätelaitteelle voidaan asettaa evästeitä myös kolmansien osapuolten toimesta, sivustojen kävijämäärien tarkastelun mahdollistamiseksi. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan IDEAL isännöinti Oy:n ulkopuolisia tahoja, kuten erilaisia mittaus- ja seurantapalvelujen tarjoajia.